Το να διοικεί κάποιος ιατρός μία δομή υγείας ή έστω ένα ιδιωτικό ιατρείο με προσωπικό αποτελεί μεγάλη πρόκληση!
Ο ιατρός manager καλείται εκτός από επιστημονικές γνώσεις να αποκτήσει και γνώσεις διοίκησης επιχειρήσεων, όσο και ηγεσίας. Για κάποιους η ηγεσία είναι έμφυτη.
Καθένας όμως που ηγείται μιας ομάδας, οφείλει αν δεν τις έχει ή δεν τις γνωρίζει, να τις αποκτήσει!
Δυστυχώς πολλοί συγχέουν τις ικανότητες αυτές με την άσκηση εξουσίας και την επιβολή δύναμης.
Η επιρροή που ασκείται με τη δύναμη εξουσίας και με τη μέθοδο «καρότο-μαστίγιο» είναι παλιά, δοκιμασμένη, δεν απαιτεί προσπάθεια, ούτε κατανάλωση ενέργειας από τον manager και φαίνεται να έχει επιθυμητά και άμεσα αποτελέσματα.
Σύντομα όμως τα μειονεκτήματά της κάνουν την εμφάνισή τους. Όταν η επιρροή επιβάλλεται και δεν κερδίζεται, τότε αργά ή γρήγορα διαπιστώνουμε μείωση ικανοποίησης και απόδοσης της ομάδας μας, αδιαφορία, συγκρούσεις, αποχωρήσεις και φυσικά όλα αυτά αντικατοπτρίζονται και στην εικόνα του ιατρείου απέναντι στους ασθενείς μας.
Ας δούμε λοιπόν μερικούς υγιείς και αποδοτικούς τρόπους με τους οποίους μπορούμε να ασκήσουμε θετική επιρροή στην ομάδα μας.
Θέσατε σαφείς κανόνες
Είναι πολύ σημαντικό να θεσπίσετε κανόνες και όρια που διέπουν τα καθημερινά διαδικαστικά, αλλά και που αντιπροσωπεύουν την κουλτούρα του ιατρείου σας.
Σχεδιάστε και περιγράψτε το αντικείμενο της κάθε θέσης εργασίας αναλόγως του αριθμού των ατόμων της ομάδας σας.
Είστε εσείς που θα πρέπει να αναθέσετε όλες τις αρμοδιότητες: π.χ. κλείσιμο ραντεβού, έκδοση συνταγών, εισπράξεις, πληρωμές, κ.λπ.
Η περιγραφή καθηκόντων πρέπει να είναι λεπτομερής, αλλά και πάλι καλό να είναι ξεκάθαρο ποιος είναι το back up ποιανού ή ακόμα καλύτερα αν εφικτό να εφαρμόζεται rotation θέσεων εργασίας.
Αυτό συμβάλλει τόσο στην κάλυψη θέσεων σε περιόδους αδειών ή έκτακτων απουσιών, αλλά το βασικότερο, βάζει τον καθένα «στα παπούτσια του άλλου» ώστε να υπάρχει κατανόηση και σεβασμός για το αντικείμενο και τη δυσκολία της κάθε θέσης.
Όλα αυτά πρέπει να διευκρινίσετε πώς θέλετε να γίνονται, να το δείχνετε αν χρειάζεται, αλλά το πιο σημαντικό να βάζετε τον άλλο στην πράξη να το κάνει.
Για να έχουν σαφήνεια οι κανόνες σας θα πρέπει να δίνουν απάντηση στα εξής ερωτήματα:
1. Ποιος κάνει τι;
2. Πώς το κάνει;
3. Πότε το κάνει;
4. Γιατί το κάνει;
Αυτό ίσως είναι και το σημαντικότερο ερώτημα στο οποίο οφείλετε να δίνετε απάντηση.
ΕΞΗΓΗΣΤΕ ΤΟ «ΓΙΑΤΙ» πίσω από τους κανόνες σας, το «ΓΙΑΤΙ» πίσω από τις εντολές σας!
Σε ό,τι αφορά τους κανόνες που θεσπίζετε, καλό είναι να έχετε κατά νου:
– Πρώτοι εσείς να δίνετε το παράδειγμα ότι τους τηρείτε και τους σέβεστε.
Αν θέλετε το ιατρείο σας να είναι καθαρό, εσείς οι ίδιοι θα πρέπει πρώτα να φροντίσετε για αυτό.
Αν θέλετε η υποδοχή ασθενών να γίνεται με χαμόγελο, εσείς πρώτος να καλημερίζετε με χαμόγελο κάθε ασθενή και όχι μόνο όσους συμπαθείτε.
– Οι κανόνες πρέπει να αξιολογούνται και να αναθεωρούνται όταν χρειάζεται.
Επειδή οι συνθήκες αλλάζουν,( το είδαμε αυτό την εποχή της πανδημίας) οι ανάγκες του ιατρείου ή των μελών του αλλάζουν.
Κάντε αναπροσαρμογές ή αλλαγές όταν χρειάζεται. Εδώ μάλιστα μπορείτε να ζητήσετε τη συμμετοχή των συνεργατών σας, κάτι που θα βοηθήσει πολύ στην εφαρμογή των κανόνων.
Αν στο «πώς» θα γίνεται κάτι, ένα μέλος έχει να προτείνει έναν άλλο τρόπο, ακούστε τον.
Δώστε του την ευκαιρία να προτείνει ή να δοκιμάσει να το φέρει στα μέτρα του.
Δεν λέω εις βάρος του αποτελέσματος, αλλά υπέρ του χτισίματος εμπιστοσύνης και τόνωσης αποδοτικότητας!
Μειώστε τις τριβές
1. Από συγκρούσεις – διενέξεις
Η διένεξη μπορεί να είναι μεταξύ μελών της ομάδας ή μεταξύ μέλους της ομάδας σας και κάποιου ασθενή.
Διαχειριστείτε την κατάσταση με ψυχραιμία και σεβασμό προς τους εμπλεκομένους.
Αναλάβετε εσείς την ευθύνη αν χρειαστεί (μπορεί να μην φταίτε εσείς, αλλά η ομάδα σας είναι υπό την ευθύνη και προστασία σας).
Μάθετε να μαλώνετε, όπως μας συμβουλεύει ο Αριστοτέλης με το σωστό άτομο, με τον σωστό τρόπο, στον σωστό χρόνο για τον σωστό λόγο και στον σωστό βαθμό!
2. Από κυρώσεις που πρέπει να εφαρμοστούν
Κάποιες φορές πρέπει να εφαρμόζουμε κυρώσεις προκειμένου να υπάρχει σεβασμός των κανόνων που έχουμε θεσπίσει.
Αναλόγως της σοβαρότητας, πρέπει να είμαστε αντικειμενικοί και πολύ προσεκτικοί.
Να τις εφαρμόσουμε με σεβασμό, αλλά και χωρίς να πέσουμε σε παγίδες ενσυναίσθησης.
3. Από αλλαγές που πρέπει να γίνουν
Για παράδειγμα αλλαγή λογισμικού, αλλαγή αρμοδιοτήτων, αλλαγή ωραρίου κ.λπ.
Οτιδήποτε επιφέρει αλλαγή στη ρουτίνα μας, συνήθως προκαλεί αντίδραση και δυσαρέσκεια.
Φροντίστε λοιπόν πάλι να εξηγήσετε το «ΓΙΑΤΙ» και να κάνετε τη μετάβαση όσο το δυνατό πιο ομαλή, αναγνωρίζοντας και κατανοώντας τις δυσκολίες προσαρμογής της ομάδας.
4. Από ΜΗ τήρηση κάποιας συμφωνίας που είχε γίνει
Υπάρχουν φορές που αναγκαζόμαστε να αθετήσουμε μια υπόσχεση π.χ. άδεια, κάποιο οικονομικό κίνητρο κ.λπ.
Σε αυτές τις περιπτώσεις καλό είναι να εξηγούμε τους λόγους και να βρούμε ίσως έναν άλλον τρόπο να δείξουμε την εκτίμησή μας στην ομάδα, έστω και με μια μικρή χειρονομία.
Εμπνεύστε την ομάδα σας
1. Δίνοντας το παράδειγμα! Η ομάδα σας αργά ή γρήγορα θα υιοθετήσει τον δικό σας τρόπο. Εμπνεύστε τους λοιπόν να είναι η καλύτερη εκδοχή του εαυτού τους.
2. Επιβραβεύοντας! Συχνά αγνοούμε τη δύναμη του «ΜΠΡΑΒΟ», δεν πιστεύουμε αρκετά στην ομάδα μας!
3. Διανέμοντας αρμοδιότητες και αφήνοντας να πάρουν πρωτοβουλίες.
Έχετε δείξει ξανά και ξανά τη διαδικασία, έχετε βάλει τον εκπαιδευόμενο να το κάνει στην πράξη και έχετε δημιουργήσει ένα περιβάλλον ασφάλειας να δοκιμάσει κάτι που δεν θα είναι μη αναστρέψιμο.
4. Θέτοντας ερωτήσεις.
«Πώς αλλιώς θα μπορούσαμε να δώσουμε λύση στο «χ» πρόβλημα» ή «τί άλλο θα σκεφτόσουν εσύ για να προβάλλουμε τις υπηρεσίες του ιατρείου μας;»
5. Αντί να ζητάτε, να ρωτάτε! Αλλάξτε το «κάνε αυτό», με το «Θα μπορούσες να…;»
6. Να είστε διαθέσιμος για την ομάδα σας.
7. Βοηθήστε την ομάδα σας να βρει σκοπό για το αντικείμενο της εργασίας της.
Π.χ. πόσο σημαντική είναι η συνεισφορά τους στην ικανοποίηση του πελάτη ή στην ψυχολογία όλης της ομάδας.
Ανατροφοδότηση… αυτή η άγνωστη
Ίσως ένα από τα σημαντικότερα πράγματα που οφείλει να μάθει ένας ηγέτης είναι, να δίνει και να ζητά ανατροφοδότηση.
Όταν δίνουμε ανατροφοδότηση οφείλουμε να έχουμε επίγνωση του τι λέμε, πώς το λέμε και γιατί το λέμε.
Είναι πολύ σημαντικό να δώσουμε στην ομάδα να καταλάβει ότι η ανατροφοδότηση για τη δουλειά τους δεν έχει σκοπό να τους μειώσει, ούτε να τους κάνει να νιώσουν άβολα, ούτε να αναδείξει τη δική σας αυθεντία, ή οτιδήποτε άλλο μπορεί να έχει αρνητικό αντίκτυπο σε αυτούς.
Σκοπός της ανατροφοδότησης είναι η βελτίωση και εξέλιξη κάθε μέλους της ομάδας.
Και για να τους πείσουμε γι’ αυτό οφείλουμε να προσέξουμε τον τόνο της φωνής μας, το ύφος μας και υπό ποιες συνθήκες το κάνουμε.
Το πιο δύσκολο όμως και αυτό που θα παίξει καθοριστικό ρόλο στην επιρροή που θέλουμε να ασκούμε στην ομάδα μας, είναι το να ζητάμε εμείς ανατροφοδότηση από εκείνους!
Να έχουμε το θάρρος και την ωριμότητα να ΑΚΟΥΜΕ και να ΔΕΧΟΜΑΣΤΕ κριτική στο πώς είμαστε ως ηγέτες.
Για να διαπιστώσετε αν όντως ασκείτε θετική επιρροή στην ομάδα σας, δανείζομαι τη φράση του Richard Branson:
«Train people well enough so they can leave, treat them well enough, so they don’t want to!»
