Οι οργανωμένες συναντήσεις με το προσωπικό σας ή τα Meetings Εργασίας, όπως έχει καθιερωθεί να λέγονται, είναι ένα από τα δυνατά όπλα που έχετε για να βελτιώσετε την ποιότητα εργασίας στο Ιατρείο σας και να έχετε καλύτερα αποτελέσματα.
Κάθε πότε να κάνετε Meeting;
Ο χρόνος είναι πολύτιμος για όλους.
Οι συναντήσεις με την ομάδα του ιατρείου σας θα πρέπει να οργανώνονται σωστά για να είναι αποτελεσματικές.
Αν είναι πολύ συχνές, θα καταλήξουν να γίνουν βαρετές.
Σημαντικό είναι να βρείτε τον σωστό ρυθμό για τη δική σας ομάδα, ανάλογα πάντα και με τον αριθμό των ατόμων που συμμετέχουν.
Μια φορά το μήνα, για παράδειγμα την πρώτη Δευτέρα του κάθε μήνα, είναι ένας καλός ρυθμός που έχει αποτελέσματα.
Φροντίστε να μην διαρκούν πολύ, μία με μιάμιση ώρα είναι υπεραρκετή για να συζητήσετε τα θέματα που έχουν προκύψει.
Σημαντικό είναι, επίσης, να το γνωρίζει όλη η ομάδα σας ώστε να έχει το χρόνο να προετοιμαστεί για τη συνάντηση.
Ένα ξαφνικό Meeting συνήθως αγχώνει την ομάδα διότι την βρίσκει απροετοίμαστη.
Φροντίστε, επίσης, να είναι όλοι παρόντες σε αυτές τις συναντήσεις και να συμμετέχουν.
Οι ιδέες που προκύπτουν από τις ομάδες είναι περισσότερες και συχνά πιο δημιουργικές.
Ποια θέματα να εξετάσετε;
Οι συναντήσεις αυτές δεν γίνονται για να επιρρίψουμε ευθύνες ή να επιπλήξουμε την ομάδα μας.
Πρέπει να είναι ξεκάθαρο προς όλους πως στόχος του Meeting είναι να βελτιώσουμε τις υπηρεσίες μας και να οργανώσουμε τη δουλειά μας με τέτοιον τρόπο ώστε οι ασθενείς σας να είναι ευχαριστημένοι.
Βέβαια, ο πιο σημαντικός στόχος των συναντήσεων εργασίας είναι να εμπνεύσετε την ομάδα σας, να δώσετε στους συνεργάτες και το προσωπικό σας την αίσθηση ότι είστε σύμμαχοι τους!
Πριν από κάθε συνάντηση φροντίστε να έχετε έτοιμο μία λίστα με τα θέματα που θέλετε να συζητήσετε με τους συνεργάτες σας.
Τέτοια θέματα μπορεί να είναι:
• Η βελτίωση στην εξυπηρέτηση του ασθενή.
• Η οργάνωση και η απόδοση της εργασίας.
• Η εκπαίδευση σε διάφορους τομείς.
Προσοχή στα σχόλια και στην κριτική
Καλό θα είναι να προσπαθήσετε να αποφύγετε κάθε προσωπική κριτική.
Ελάχιστοι άνθρωποι είναι προετοιμασμένοι να δέχονται κριτική , χωρίς να ενοχληθούν.
Η κριτική που απευθύνεται προσωπικά σε κάποιον, συνήθως προκαλεί δυσαρέσκεια και αντιδράσεις.
Αυτός που τη δέχεται ενδέχεται να πάρει αμυντική στάση ή να αρχίσει να απολογείται.
Και τότε θα χαλάσει όλη ατμόσφαιρα της συνάντησης.
Μιλήστε σε πιο γενική βάση και να είστε βέβαιοι ότι όσοι χρειάζεται να καταλάβουν, θα καταλάβουν.
Αν έχετε να πείτε κάτι σε κάποιον συνεργάτη σας αποκλειστικά, ίσως θα είναι καλύτερα να του μιλήσετε κατ’ ιδίαν.
Επιπρόσθετα, η προσωπική κριτική δημιουργεί αρνητικό κλίμα στην ομάδα και φρενάρει την καλή διάθεση και τις ιδέες.
Θυμηθείτε ότι είμαστε όλοι μαζί για έναν κοινό στόχο: να βελτιωθούμε!
Στόχος του meeting είναι να κάνετε τους συνεργάτες σας να μιλήσουν και να ακούσετε τι έχουν να σας πουν.
Είναι πολύ σημαντικό να ακούτε τους συνεργάτες σας.
Καλό θα είναι επίσης, κάθε μήνα να σχολιάζεται η συνολική απόδοση της ομάδας από κάποιον διαφορετικό συνεργάτη, αν κάτι τέτοιο είναι δυνατόν.
Με τον τρόπο αυτό θα ενισχύσετε την ομαδικότητα των συνεργατών σας, θα πρέπει όλοι οι συνεργάτες σας να είναι ευαισθητοποιημένοι σε μία συνολική απόδοση της ομάδας και να μην θίγονται όταν κρίνεται η εργασία τους από τους συναδέλφους τους.
Η Πρακτική των Αποφάσεων
Στο τέλος κάθε συνάντησης καλό είναι να κάνετε έναν σύντομο απολογισμό και να καταγράφετε τις αποφάσεις που πήρατε.
Είναι σημαντικό να αποφασίζετε από κοινού ή έστω να φαίνεται ότι αποφασίζετε από κοινού.
Η καταγραφή θα σας επιτρέψει να έχετε και την ανάλογη δέσμευση από τους συνεργάτες σας για όλα όσα έχουν να γίνουν.
Είναι σημαντικό να γραφτεί: τι πρέπει να γίνει, πως πρέπει να γίνει, από ποιον, και πότε.
Η γραπτή σημείωση είναι επίσης απαραίτητη για να μην υπάρχει αμφισβήτηση από κανέναν στο μέλλον για τα λεγόμενα.
Στην επόμενη συνάντηση θα μπορείτε να ελέγξετε και να αξιολογήσετε την πρόοδο τη δική σας, της ομάδας σας και κατά συνέπεια του ιατρείου σας.
