Η εκπαίδευση του προσωπικού στο Ιατρείο είναι μια ανάγκη πρωταρχικής σημασίας για τη σωστή εξυπηρέτηση του πελάτη, αλλά και για την αποδοτική λειτουργία του Ιατρείου αφού ο ιατρός-manager σαν προϊστάμενος, μεταξύ των άλλων καθηκόντων του πρέπει να αξιολογήσει το προσωπικό του ως προς τις εκπαιδευτικές του ανάγκες και όχι μόνο.
Η αξιολόγηση αποτελεί τη μέτρηση του βαθμού στον οποίο το προσωπικό έχει συμβάλλει στην επίτευξη των στόχων που έχουν τεθεί από αυτόν και τους οποίους οφείλει να υπηρετήσει και να επιδιώξει και σκοπός της προσπάθειας αυτής είναι, αφού εντοπιστούν οι εκπαιδευτικές αδυναμίες του προσωπικού, να οργανωθεί ένα πλάνο εκπαίδευσής του, προκειμένου να βελτιωθεί η αποδοτικότητα και παραγωγικότητά του όχι μόνο στο παρόν στάδιο, αλλά και για μελλοντικές προκλήσεις που θα παρουσιαστούν.
Η εκπαίδευση, είναι ένας πολύ σημαντικός παράγοντας τόσο για την αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων, όοα και για την εξέλιξη των προσφερόμενων υπηρεσιών προς τους ασθενείς-πελάτες αφού έτσι επιτυγχάνεται η συμμόρφωση στους κανόνες λειτουργίας του Ιατρείου και αναπτύσσεται η δυνατότητα εφαρμογής σύγχρονων μεθόδων εργασίας και καινοτομιών, που με τη σειρά τους συμβάλλουν στην αύξηση της ανταγωνιστικότητας και τη μείωση του κόστους λειτουργίας του Ιατρείου.
Με την αύξηση της αποδοτικότητας οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πιθανότητες αύξησης των αποδοχών τους και απλοποίηση της εργασίας τους αφού έτσι μειώνεται ο αναγκαίος χρόνος επίβλεψής τους.
Το ύψος της επένδυσης, σε χρόνο και χρήμα, που αναλαμβάνει μια επιχείρηση όσον αφορά το προσωπικό της είναι συχνά μεγάλο και πρέπει να φροντίσει ώστε η αποδοτικότητά τους να μεγιστοποιηθεί το καλύτερο δυνατό και αυτό μπορεί να γίνει μόνο με σωστή και συνεχή εκπαίδευση.
4 Απαραίτητα Βήματα:
Σε αρχικό στάδιο ως Ιατρός-προϊστάμενος επιδιώξτε να καταγράψετε το σχεδιασμό των θέσεων εργασίας και την παρούσα στελέχωση του προσωπικού σας και έπειτα προχωρήστε στην καθαυτό αξιολόγηση του προσωπικού όπου θα πρέπει:
1. Να προσδιορίσετε την επιθυμητή αποτελεσματικότητα εκ των προτέρων αφού θα χρησιμέψει ως μέτρο σύγκρισης της παρούσας κατάστασης με την επιδιωκόμενη αποτελεσματικότητα, ώστε να μπορούν να επιτευχθούν οι στόχοι της εργασίας κάθε εργαζομένου.
2. Να προετοιμάσετε το προσωπικό ώστε να αποδεχτεί την επικείμενη αξιολόγηση, αλλά και να εξασφαλίσετε την ένθερμη υποστήριξη του, εξηγώντας το σκοπό και το στόχο της.
Οι εργαζόμενοι πρέπει να αντιληφθούν ότι η αξιολόγηση έχει σκοπό να βοηθήσει τους ίδιους και το ιατρείο, ώστε να μπορέσουν με την επικείμενη εκπαίδευση να προσαρμοστούν και να αντεπεξέλθουν ευκολότερα και αποτελεσματικότερα στο εργασιακό περιβάλλον αλλά και στις υποχρεώσεις τους, κάνοντας την εργασία τους ευκολότερη, αλλά και προσθέτοντας προσόντα και δεξιότητες στην λίστα ικανοτήτων τους.
3. Να ετοιμάσετε ένα πρόγραμμα συνεντεύξεων αξιολόγησης, με μελετημένο, απλό, στοχευμένο και σαφές ερωτηματολόγιο, που το αποτέλεσμά του να αντικατοπτρίζει με αντικειμενικότητα την ανάλυση του έργου μιας θέσης, τον καθορισμό του πότε είναι πετυχημένη η εκτέλεση του έργου, καθώς και τις δυνατότητες και αδυναμίες του κάθε εργαζομένου χωριστά αλλά και σαν ομάδα.
4. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία της αξιολόγησης και εξαχθούν τα συμπεράσματα, θα ετοιμαστεί μια έκθεση των αναγκών εκπαίδευσης του κάθε εργαζομένου χωριστά αλλά και σαν ομάδα, με το απαραίτητο περιεχόμενο αναγκών εκπαίδευσης, όπως σε κατηγορίες υπηρεσιών και παθήσεων, σε οργάνωση εργασίας, σε τρόπους επικοινωνίας με τον πελάτη κλπ, με σκοπό τον προγραμματισμό των απαραίτητων ενεργειών αλλά και τυχόν οικονομικών πόρων για την πραγματοποίηση της εκπαίδευσης του προσωπικού.
Οι ανάγκες εκπαίδευσης μπορεί να προκύψουν σε επίπεδο ομαδικό ή ατομικό αφού η αξιολόγηση αυτή συχνά αποκαλύπτει όλα αυτά που πρέπει να διορθωθούν μέσω της κατάρτισης.
Πιθανοί δείκτες αφύπνισης για την ανάγκη εκπαίδευσης προσωπικού:
- Μειωμένη αποδοτικότητα
- Αυξημένο ποσοστό λαθών κατά την εργασία
- Αυξημένο ποσοστό παραπόνων από πελάτες
- Έλλειψη συντονισμού και συνεργασίας μεταξύ των εργαζομένων
- Συχνές ελλείψεις πρώτων υλών, αναλωσίμων, κλπ
- Καθυστερήσεις στην εκτέλεση ενεργειών
- Άγνοια βασικών κανονισμών του ιατρείου
- Άγνοια των στόχων του ιατρείου
- Ανάγκη κατάρτισης λόγω εισαγωγής νέων μεθόδων εργασίας ή νέας τεχνολογίας και μηχανημάτων εξοπλισμού
- Συχνά προβλήματα στον εξοπλισμό λόγω κακής συντήρησης
3 Βασικές Ομάδες Προσωπικού:
1. Νεοπροσληφθέντες Χωρίς Πείρα
Ο νέος συνεργάτης είναι χρήσιμο πρώτα απ’όλα να ενημερωθεί σχετικά με την οργάνωση της επιχείρησης, π.χ. για την πολιτική της γενικά αλλά και ειδικά, όπως για την πολιτική που ακολουθείται στη διαχείριση υλικών του ιατρείου, στα χρηματοοικονομικά, στην πολιτική χρεώσεων ιατρικών πράξεων, τις δημόσιες σχέσεις, τους κανόνες ασφαλείας, κλπ.
Μετά από αυτήν τη γενική εκπαίδευση, θα παρακολουθήσει την εξειδικευμένη εκπαίδευση του τμήματος που θα τοποθετηθεί, ούτως ώστε να αποκτήσει και τις γνώσεις και τις δεξιότητες που χρειάζεται για να μπορέσει να διεκπεραιώσει στο μέγιστο βαθμό την αποστολή του.
2. Νεοπροσληφθέντες με Πείρα
Σ’ αυτήν την περίπτωση το πρόγραμμα εκπαίδευσης θα περιοριστεί στην γενική εκπαίδευση που θα αφορά την οργάνωση του ιατρείου και την πολιτική που θέλει να ακολουθεί ο ιατρός-manager.
Η εκπαίδευση ενός νέου συνεργάτη με πείρα στην συγκεκριμένη εργασία, μπορεί να συνεχισθεί με την ίδια εκπαίδευση όπως και του κανονικού υπάρχοντος προσωπικού.
Απαραίτητη όμως και στις 2 παραπάνω περιπτώσεις, η γνωριμία με τους άλλους συναδέλφους με το τι κάνει ο καθένας, με επεξηγήσεις στο πώς η κάθε αρμοδιότητα ταιριάζει στην όλη ροή της εργασίας, γιατί το νέο άτομο θα πρέπει να συνεργάζεται και να συντονίζεται με όλη την ομάδα.
3. Κανονικό Υπάρχον Προσωπικό
Η πολιτική της συνεχούς εκπαίδευσης του προσωπικού είναι επιβεβλημένη λόγω των συχνών αλλαγών του εργασιακού, επιχειρηματικού, αλλά και τεχνολογικού περιβάλλοντος και λόγω των αυξανόμενων αναγκών και απαιτήσεων του σύγχρονου πελάτη.
3 Κατηγορίες Πλάνου Εκπαίδευσης:
- Προσαρμογή στο πόστο εργασίας κάθε ατόμου με άμεση παροχή γνώσεων, αρμοδιοτήτων και διαδικασιών για την ορθή εκτέλεση της εργασίας.
- Εξέλιξη της εργασίας με παροχή γνώσεων για εξέλιξη, βελτίωση αποδοτικότητας και εκπαίδευση σε συχνές παθολογίες ή ανάγκες υγείας.
- Ανάπτυξη δεξιοτήτων με παροχή γνώσεων για νέες δεξιότητες που θα βελτιώσουν την ποιότητα εργασίας και εκπαίδευση σε νέες τεχνολογίες και προγράμματα πελατειακών σχέσεων.
Μετά τη διεκπεραίωση της εκπαίδευσης δε σημαίνει ότι όλα έχουν τελειώσει αφού χρειάζεται επιπλέον αξιολόγηση της ίδιας της εκπαίδευσης από το προσωπικό, με σωστά στοχευμένα ερωτηματολόγια καταμέτρησης του ηθικού, του βαθμού ικανοποίησης, της αλλαγής νοοτροπίας, αλλά και κατά πόσο ήταν αποδοτική όπως και συνεχής παρακολούθηση και επαναξιολόγηση της προόδου που έχει επιτευχθεί σε τακτά διαστήματα και όπου είναι απαραίτητο να ληφθούν τα αναγκαία διορθωτικά μέτρα.
Για να είμαστε σίγουροι ότι η απόδοση της εκπαίδευσης και η ανάπτυξη των δεξιοτήτων θα είναι αποτελεσματική θα πρέπει να την αξιολογήσουμε, πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την εκπαίδευση, λαμβάνοντας υπόψη τους ακόλουθους βασικούς παράγοντες:
Πριν την Εφαρμογή της Εκπαίδευσης
- Πιστεύουμε πράγματι ότι το επιλεγμένο πλάνο και η μέθοδος εκπαίδευσης και ανάπτυξης δεξιοτήτων, θα οδηγήσει στην απόκτηση των αναγκαίων γνώσεων που χρειάζονται οι εργαζόμενοι, ώστε να αντεπεξέλθουν στις προσδοκίες που απαιτούν οι ρόλοι τους.
- Οι εντυπώσεις του προσωπικού που κατέχει υψηλού επιπέδου εκπαίδευση για την προτεινόμενη μέθοδο εκπαίδευσης είναι πάντοτε χρήσιμες.
- Το προτεινόμενο πλάνο και η μέθοδος εκπαίδευσης είναι προσαρμοσμένα και είναι σύμφωνα με τις προτιμήσεις και τη μαθησιακή ικανότητα του προσωπικού.
Κατά τη Διάρκεια της Εκπαίδευσης
- Θα ρωτήσουμε τους συνεργάτες μας πως νιώθουν και αν κατανοούν τι λέγεται την ώρα της εκπαίδευσηςς.
- Θα πρέπει να πραγματοποιούμε μικρά προφορικά ή γραπτά τεστ για επιβεβαίωση του κατά πόσο αντιλαμβάνονται και κατανοούν ότι τους διδάσκεται.
- Παρακολουθούμε κατά πόσο ενθουσιώδεις είναι στη συμμετοχήτου μαθήματος και κατά πόσο κάνουν απουσίες ή αργοπορούν ή φεύγουν πριν τελειώσει το μάθημα.
- Θα ζητήσουμε από το προσωπικό να βαθμολογήσει την όλη δραστηριότητα και να κάνει εισηγήσεις για βελτίωση.
Μετά τη Συμπλήρωση της Εκπαίδευσης
- Διενεργούμε εξέταση και μελετούμε τι έχουν τελικά αποκομίσει από την εκπαίδευση.
- Διενεργούμε ξανά συνεντεύξεις και τις συγκρίνουμε με τις αρχικές.
- Παρακολουθούμε πως διεκπεραιώνει την εργασία του και αν ακολουθεί τι έμαθε.
- Επαναξιολογούμε τις γνώσεις και τις δεξιότητες του προσωπικού.
Συμπεράσματα
Όλοι οι υπάλληλοι χρειάζονται κατάρτιση στη διάρκεια της εργασιακής τους ζωής αφού ακόμη και το ήδη έμπειρο προσωπικό έχει ανάγκη για περαιτέρω μάθηση, ειδικά αν λάβουμε υπόψη μας τις απαιτήσεις των οικονομικών, κοινωνικών και τεχνολογικών αλλαγών που συμβαίνουν σήμερα.
Το γενικό συμπέρασμα είναι ότι η εκπαίδευση του προσωπικού δεν πρέπει να θεωρείται ένα επιπλέον κόστος για την επιχείρηση, αλλά ένας σημαντικός παράγοντας αύξησης της ανταγωνιστικότητας και αποτελεσματικότητας της επιχείρησης-ιατρείου.
Είναι γεγονός ότι για την παρακολούθηση ενός εκπαιδευτικού προγράμματος σε θέματα που άπτονται της ποιότητας εργασίας υπάρχει συνήθως ένα κόστος, το οποίο όμως τάχιστα αποσβένεται.
Στη σημερινή εποχή με την αλματώδη ανάπτυξη της τεχνολογίας και της ανταγωνιστικότητας, σε σύντομο χρονικό διάστημα οι γνώσεις και δεξιότητες των εργαζομένων παρουσιάζουν συνεχώς κενά που θα πρέπει να συμπληρωθούν.
Η επιτυχία της επιχείρησης-ιατρείου βασίζεται εκτός από την επιστημονική δεξιότητα του ιατρού και πλέον στην υψηλή απόδοση των εργαζομένων της και αυτή μπορεί να διασφαλιστεί μόνο με υψηλής ποιότητας και συνεχή εκπαίδευση.
Δεν πρέπει να ξεχνούμε ότι τα εκπαιδευτικά προγράμματα εκτός του ότι βοηθούν στη βελτίωση των γνώσεων και δεξιοτήτων τους, περνάνε το μήνυμα ότι η διοίκηση της επιχείρησης εξακολουθεί να ενδιαφέρεται γι’ αυτούς και αυτό από μόνο του λειτουργεί θετικά στη ψυχολογική τους διάθεση για εργασία και κατ’επέκταση στην αποδοτικότητά τους.
Πιθανές Δυσκολίες στην Εκπαίδευση:
Α. Από μέρους του ιατρού-manager:
- Έλλειψη κινητοποίησης του προσωπικού.
- Μη ανταπόδοση (υπερωριακή ή σε ελεύθερο χρόνο) του επί πλέον χρόνου που αφιερώνει ο υπάλληλος.
- Απροθυμία για κάλυψη πιθανών εξόδων.
Β. Από μέρους του υπαλλήλου:
- Προσωπικές ανυπέρβλητες υποχρεώσεις.
- Απροθυμία
Γ. Από μέρους της οργάνωσης του εκπαιδευτικού προγράμματος:
- Μακρινή απόσταση του τόπου διεξαγωγής.
- Ακατάλληλη ημέρα και ώρα.
- Μη ενδιαφέρον θέμα.
