Μικρές ή μεγάλες αλλαγές ρυθμίζουν τη ζωή ενός πολυιατρείου ή ενός ιατρικού κέντρου, ωστόσο οι επιδράσεις τους πάνω στους υπαλλήλους πολλές φορές υποεκτιμούνται.
Αλλαγές όπως η ρύθμιση του ωραρίου λειτουργίας, μια ανακαίνιση, μία απόλυση ενός συνεργάτη ή πρόσληψη ενός νέου συνεργάτη, πρέπει πάντα να ακολουθούν μια συγκεκριμένη διαδικασία διαχείρισης από όλη την ομάδα για να δράσουμε συλλογικά.
Τα Κλειδιά για να Δράσετε Συλλογικά
Η αλλαγή είναι μέσα στη φυσιολογική εξέλιξη των πραγμάτων.
Αν και η αλλαγή αποτελεί κύριο χαρακτηριστικό της φύσης του ανθρώπου, ωστόσο οι άνθρωποι βολεύονται στις συνήθειές τους και απέναντι σε κάθε αλλαγή γίνονται συνήθως αντιδραστικοί.
Αρνούνται ή δυσανασχετούν σε τροποποιήσεις των αρμοδιοτήτων τους, του ωραρίου εργασίας τους, του τρόπου εκτέλεσης των εργασιών τους, της συνεχούς ενίσχυσης, βελτίωσης και εξέλιξης του ανθρωπίνου δυναμικού.
Τα παραπάνω ισχύουν και για οποιοδήποτε ιατρικό κέντρο ή πολυιατρείο και φυσικά, ο Ιατρός- manager είναι ο αρμόδιος που θα οδηγήσει την ομάδα του σε μία ομαλή αλλαγή, πολλές φορές απαραίτητη, λόγω των εξελίξεων που συμβαίνουν σε όλο το επιχειρηματικό κάδρο.
Παρακάτω θα αναλύσουμε 6 ενέργειες «κλειδιά» για να διατηρήσουμε τη συνοχή και την κινητοποίηση της ομάδας εργαζομένων, είτε πρόκειται για Ιατρούς συνεργάτες, είτε για υπαλλήλους.
• Προετοιμάστε το Έδαφος
Μία στρατηγική διαχείρισης αλλαγών στον τρόπο εργασίας, η οποία θα προσβλέπει στην ενημέρωση και στη διαχείριση του προσωπικού, αναμφισβήτητα απαιτεί χρόνο και πολλές φορές και κόστος χρήματος, αν υπολογίσουμε τα κόστη που συνδέονται με την τυχόν κακή λειτουργία του κέντρου.
Η πρώτη μας αντίδραση είναι να θέσουμε στον εαυτό μας τις σωστές ερωτήσεις, όποια κι αν είναι η αλλαγή που σχεδιάζουμε, ώστε να επιτύχουμε την ενδυνάμωση αυτής, την ευρεία συμμετοχή του προσωπικού μας, αλλά και την εξάλειψη βασικών εμποδίων πραγματοποίησής της.
Τέτοιες ερωτήσεις μπορεί να είναι:
«Ποιες θα είναι οι επιδράσεις αυτού του σχεδίου μας σε κάθε υπάλληλό μας και στις αρμοδιότητές του;»
«Ποιες αντιδράσεις πιθανόν να προκύψουν λόγω της ψυχολογίας και της προσωπικότητας του καθενός;»
Θα πρέπει να προβλέψουμε από την αρχή, τις πιθανές αντιδράσεις σε κάθε έναν από την ομάδα μας, για την αλλαγή που σχεδιάζουμε.
Για παράδειγμα, σε μια αλλαγή ωραρίου του κέντρου, κρίνεται αναγκαίο να υπολογίσουμε τι προβλήματα μπορεί να επιφέρει στην προσωπική ζωή, ανάλογα με την οικογενειακή κατάσταση του εκάστοτε ατόμου.
Αφού λοιπόν κάνουμε τους παραπάνω συλλογισμούς, συντάσσουμε γραπτώς ένα χρονοδιάγραμμα ενεργειών και ορίζουμε μία συνάντηση εργασίας, στα πλαίσια της οποίας γνωστοποιείται η διαμόρφωση και η διάδοση του οράματος αλλαγής.
Εκεί οφείλουμε να είμαστε προετοιμασμένοι για να αντιμετωπίσουμε πιθανές αντιρρήσεις του προσωπικού, που μπορούν να εξαλειφθούν μέσα από το διάλογο, τα επιχειρήματα, την ανταλλαγή απόψεων και τα θετικά παραδείγματα που θα επιφέρει η αλλαγή στην επιχείρηση για όλους.
• Επικοινωνήστε με τον Κατάλληλο Τρόπο
Για να αποφευχθούν οι όποιες ανησυχίες και τα αρνητικά σχόλια που οι αλλαγές σε κάτι νέο και διαφορετικό από αυτό που έχουμε συνηθίσει μπορεί να προκαλέσουν, καλό θα είναι το σχέδιό σας να παρουσιαστεί όχι σαν τετελεσμένο γεγονός, αλλά σαν μια πρόταση για τη βελτίωση της λειτουργίας του κέντρου.
Με αυτόν τον τρόπο επικοινωνίας η ομάδα σας θα κατανοήσει ότι συμμετέχουν όλοι στην τελική απόφαση και ότι ο ρόλος τους στη διαμόρφωση στρατηγικής δεν είναι αμελητέος.
Ακόμη και για αποφάσεις που είναι πιο δύσκολες, όπως η μείωση αποδοχών ή η απόλυση ενός συνεργάτη, οφείλετε με τρόπο σαφή, ειλικρινή και άμεσο να τους εξηγήσετε την κατάσταση, επιχειρηματολογώντας ότι αυτό μπορεί να είναι ένας τρόπος επιβίωσης του κέντρου, άρα και των υπολοίπων.
Να είστε έτοιμοι να ακούσετε διαφορετικές προτάσεις.
Σε τέτοιες δύσκολες περιπτώσεις η συνάντηση είναι προτιμότερο να γίνει εκτός ωραρίου εργασίας.
Συχνά εκτός από αυτήν την ομαδική επικοινωνία, ίσως χρειαστεί να μιλήσετε κατ’ ιδίαν με κάποιο συνεργάτη που τον αφορά άμεσα μία αλλαγή ή είναι πιο ευαίσθητος / αντιδραστικός από τους άλλους.
Μια στρατηγική αλλαγή που αφορά την ανάπτυξη μιας νέας ειδικότητας ή νέων υπηρεσιών για τους πελάτες, με στόχο την εξέλιξη και τη διαφοροποίηση στην περιοχή, αλλά ακόμη και μια μετακόμιση σε ένα καλύτερο σημείο στη γεωγραφική περιοχή σας ή μια ενδεχόμενη επέκταση του χώρου, συνεπάγεται και αλλαγή στον τρόπο εργασίας.
Για παράδειγμα, αν η αλλαγή αφορά τη διεύρυνση του ωραρίου λειτουργίας του κέντρου, θα πρέπει να εξηγήσουμε στους συνεργάτες μας ότι με τον τρόπο αυτό θα διευκολύνουμε τους εργαζόμενους της περιοχής μας και, κατά συνέπεια, την επισκεψιμότητα του κέντρου, άρα και τα έσοδα.
Για την επιτυχία του νέου εγχειρήματος, απαραίτητο είναι να σχεδιαστούν για τον καθένα κυλιόμενα ωράρια, ώστε να μην υπερβαίνουν τις 40 ώρες εβδομαδιαίως.
Επίσης, μπορούν να γίνουν προτάσεις σε μερικούς, που είναι πιο ελεύθεροι από υποχρεώσεις, αν θέλουν να εργαστούν υπερωριακά.
Σε κάθε περίπτωση φροντίστε να βρείτε έναν δίκαιο τρόπο για να μοιράσετε τα ωράρια, αφού λάβετε υπόψη σας και τις επιθυμίες των εργαζομένων.
Αφού λοιπόν ο διοικών Ιατρός ή η Ιατρική ομάδα έχει προσδιορίσει τον στόχο και το τι θέλει να κάνει, οφείλει να διαδώσει το σχέδιο της αλλαγής με τον κατάλληλο τρόπο, στην ομάδα.
Ο Ιατρός θα πρέπει να έχει την υπομονή και την ικανότητα να αναλύσει με ακρίβεια τα βήματα και την οργάνωση του κάθε σχεδίου του, και στη συνέχεια να απευθυνθεί στον κάθε ένα μεμονωμένα, δίνοντάς του τη δυνατότητα να σχολιάσει από τη μεριά του, να προβάλει αντιρρήσεις ή και να ενθαρρύνει την απόφαση, ακόμη και να προτείνει καλύτερες λύσεις.
Από την άλλη πλευρά, ένας ευσυνείδητος συνεργάτης οφείλει να συμμετέχει στις αλλαγές, που είναι προς όφελος του κέντρου αλλά και της προσωπικής του εξέλιξης, παρόλο που μπορεί στην αρχή να αναγκαστεί να λειτουργήσει σε μια περίοδο αποσταθεροποίησης των συνηθειών εργασίας του.
Ακραίο αλλά όχι απίθανο, σενάριο αποτελεί η περίπτωση κάποιος να είναι αρνητικός στην όποια αλλαγή στον χώρο της εργασίας του.
Στο χέρι σας είναι να τον πείσετε να δει το όφελος, όχι μόνο το επιχειρηματικό αλλά και το προσωπικό, τα θετικά αποτελέσματα και τις νέες ευκαιρίες που παρουσιάζονται ή αν δεν μπορεί τελικά να προσαρμοστεί να αποχωρήσει από την επιχείρηση.
Να θυμάστε ότι στο μυαλό των περισσότερων υπαλλήλων, κάθε νέο σχέδιο φαντάζει ότι εξυπηρετεί μόνο τον επιχειρηματία.
Δεν βάζει τον εαυτό του να σκεφτεί ότι η εξέλιξη του τζίρου της επιχείρησης (του ιατρικού κέντρου εν προκειμένω) θα είναι και εξέλιξη του ίδιου, όχι μόνο για τις αποδοχές του και για την ασφάλεια της θέσης του, αλλά και για τη δική του αυτοπραγμάτωση και ικανοποίηση.
Αυτό το ρόλο καλείται να «παίξει» η σωστή και άμεση επικοινωνία.
• Βάλτε τους Συνεργάτες σας να Συμμετέχουν σε Όλα τα Επίπεδα
Προσπαθήστε μέσα στα πλαίσια του δυνατού να ενσωματώσετε τους συνεργάτες σας σε όλα τα επίπεδα του σχεδιασμού σας.
Μελετήστε τις αντιδράσεις τους, διευκολύνετε τη συνοχή της ομάδας, και κυρίως αναλύστε τη σημερινή κατάσταση και τους λόγους που σας οδήγησαν στην απόφαση αυτής της αλλαγής.
Η συμμετοχή γενικότερα, δημιουργεί στα άτομα ένα αίσθημα ιδιοκτησίας της αλλαγής, πράγμα που συνεπάγεται τη δέσμευσή τους και την υποστήριξή τους ενεργά.
Ασφαλώς ο βαθμός συμμετοχής ποικίλει από το εύρος και τη δυναμική των αλλαγών που σχεδιάζουμε να κάνουμε.
• Διατηρήστε τον Ενθουσιασμό στην Ομάδα
Μία σημαντική αλλαγή στην οργάνωση εργασίας μπορεί να είναι ευκαιρία για να δημιουργήσετε ένα ευνοϊκό συλλογικό πνεύμα σε όλη την ομάδα.
Η αρμοδιότητά σας σαν μάνατζερ με στόχο να βελτιώνετε συνεχώς την ποιότητα εργασίας, απαιτεί συνεχή έλεγχο στην υπάρχουσα οργάνωση και επανασχεδιασμό της πρακτικής όλων, ώστε το ιατρικό κέντρο να λειτουργεί καλύτερα και συνεχώς να εξελίσσεται.
Είτε πρόκειται για μια αλλαγή στο ωράριο είτε πρόκειται για τη δημιουργία ενός νέου τμήματος, για μια αλλαγή στις αρμοδιότητες του καθενός, τίποτα δεν πρέπει να αφεθεί στην τύχη και θα πρέπει εσείς να το διαχειριστείτε.
Σημαντικό επίσης κρίνεται το γεγονός ότι για να παγιωθούν οι όποιες αλλαγές, με το μικρότερο δυνατό κόστος, θα πρέπει να προσαρμόζονται στη δική σας κουλτούρα και φιλοσοφία.
• Αξιολογήστε τα Αποτελέσματα
Μία επιτυχημένη αλλαγή περνά πάντα μέσα από συλλογική συζήτηση και από συναντήσεις εργασίας όπου θα ακουστούν αντιρρήσεις και θα βρεθούν λύσεις.
Οι συναντήσεις αυτές πρέπει να γίνονται σε τακτά χρονικά διαστήματα και σε όλα τα στάδια της εκπόνησης ενός σχεδίου, ώστε ο καθένας να εκφράζεται και να παρουσιάζει τα αποτελέσματά του, τα οποία πρέπει να αξιολογούνται και ποσοτικά (τι επιφέρουν σε προσέλευση ασθενών), αλλά και ποιοτικά (τι επιφέρουν στην καλύτερη εξυπηρέτηση τους).
Θυμηθείτε:
Η συνοχή της ομάδας είναι απαραίτητη για να αποφευχθούν οι αντιπαραθέσεις ανάμεσα στα άτομα, να υπάρχει καλύτερη κατανόηση και συνεπώς μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα.
Το λεγόμενο «team building» δεν αφορά αποκλειστικά τις μεγάλες επιχειρήσεις, αλλά ακόμη και τις μικρές, όπως ένα ιατρικό κέντρο ή ένα πολυιατρείο.
Ένας συνεργάτης, ο οποίος υποστηρίζεται από τη διοίκηση, θα ανταποκριθεί καλύτερα στις υποχρεώσεις του, θα γίνει πιο παραγωγικός και θα ξεπεράσει ευκολότερα τις όποιες δυσκολίες προκύπτουν καθημερινά.
