Η ομαλή λειτουργία ενός ιατρείου με ένα ευγενικό και εξυπηρετικό προσωπικό δεν πρέπει να αφήνεται στην τύχη.
Ο ιατρός οφείλει να γνωστοποιεί με σαφήνεια τις προσδοκίες του στο προσωπικό και μετά να ελέγχει αν τα πάντα λειτουργούν σωστά, ορίζοντας τακτικά συναντήσεις μαζί τους.
Πολλές φορές ο χρόνος σας είναι ιδιαίτερα περιορισμένος, ωστόσο, όσο πολυάσχολος και αν είστε, δεν πρέπει ποτέ να αμελείτε να εκπαιδεύσετε το προσωπικό σας και, φυσικά, να τους επιβλέπετε.
Σκεφτείτε το ιατρείο σας σαν ένα εστιατόριο.
Εάν ο σερβιτόρος είναι αργός, δεν σας χαμογελά, δεν γεμίζει το ποτήρι σας και σας φέρει και λάθος φαγητό, αυτό αποτελεί μια δυσάρεστη εμπειρία για σας!
Χρειάζεται να πούμε περισσότερα;
Ας δούμε, λοιπόν, 10 μυστικά για την αποτελεσματική λειτουργία του ιατρείου σας.
1. Καθορίστε τα ωράρια λειτουργίας του ιατρείου σας.
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να καθορίσετε είναι η ώρα που θέλετε να ξεκινήσετε την ημέρα σας, η ώρα που θέλετε να τερματίσετε την ημέρα σας και εάν θέλετε να πάρετε μια ώρα διάλειμμα και πότε.
Να έχετε πάντα έναν κανόνα:
Μην κλείνετε κανένα ραντεβού πριν από την ώρα έναρξης λειτουργίας του ιατρείου, ή μετά το κλείσιμο ή κατά τη διάρκεια του διαλείμματός σας.
Δεν θα παραβιάζετε αυτόν τον κανόνα.
2. Τι γίνεται αν ένας ασθενής καλέσει και λέει ότι πρόκειται για έκτακτη ανάγκη;
Εσείς, φυσικά, οφείλετε να πείτε σ’ αυτόν τον ασθενή να έρθει αμέσως, αλλά μπορεί να χρειαστεί να περιμένει για να τον δείτε.
Εάν ο ασθενής πει ότι θα προτιμούσε να έρθει την επόμενη μέρα με κάποιο ραντεβού, τότε δεν είναι μια πραγματική κατάσταση έκτακτης ανάγκης.
Αν πρόκειται για πραγματική κατάσταση έκτακτης ανάγκης, θα έρθει άμεσα.
Καλό είναι να έχετε ένα επιπλέον εξεταστήριο, όπου μπορείτε να βάλετε τον ασθενή, για να μπορέσετε να τον εξετάσετε κάποια στιγμή, συμπιέζοντας λίγο τον χρόνο από την εξέταση των προγραμματισμένων ασθενών σας.
3. Πώς θα έχετε στο προσωπικό σας σωστούς επαγγελματίες και παράλληλα άτομα ευχάριστα και φιλικά;
Αρχικά, επιλέγετε ανθρώπους που έχουν ευχάριστη προσωπικότητα αλλά και ισχυρή εργασιακή ηθική.
Μπορείτε πάντα να εκπαιδεύετε τους υπαλλήλους σας για να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους, αλλά είναι σχεδόν αδύνατο να αλλάξετε τις προσωπικότητές τους.
Αν, για παράδειγμα, ένα μέλος του προσωπικού σας είναι αδίστακτο, ανυπόφορο ή καθυστερεί συστηματικά στην εργασία του, μπορεί αυτό να επηρεάσει τη λειτουργία ολόκληρου του ιατρείου.
Επίσης, πρέπει από την αρχή να εξηγήσετε στο προσωπικό ότι αυτή δεν είναι μια εργασία με αυστηρά καθορισμένο ωράριο.
Πρέπει να κάνουμε τη δουλειά!
4. Πώς θα καταφέρετε να δείτε όλους τους ασθενείς σας σχεδόν στην ώρα του ραντεβού τους;
Επειδή μεγάλο μέρος της εργασίας σας είναι επαναλαμβανόμενο, γνωρίζετε κατά μέσο όρο πόσο χρονικό διάστημα πρέπει να διαρκέσει κάθε εξέταση.
Συνεπώς, μπορείτε να προγραμματίσετε μεθοδικά τα ραντεβού σας.
Η τήρηση του χρονοδιαγράμματος εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το προσωπικό σας.
Οι βοηθοί σας μπορούν να εκτελούν καθήκοντα (συνταγογράφηση, ταμείο, κλπ) ώστε να κερδίζετε χρόνο και να βλέπετε περισσότερους ασθενείς.
5. Πώς παρακολουθείτε το προσωπικό σας για να δείτε ότι κάνουν σωστά την εργασία τους;
Τα πάντα ξεκινάνε από την κορυφή.
Αν είστε εσείς συνεπής για να ξεκινήστε στην ώρα σας, αυτό έχει αντίκτυπο και στο προσωπικό και ξέρουν ότι πρέπει να είναι εκεί εγκαίρως.
Αν αργοπορείτε 20 λεπτά τη μια μέρα και 40 λεπτά την επόμενη, αυτό θα απορρυθμίσει το προσωπικό.
Πρέπει να είστε ενήμερος για τα ραντεβού της κάθε ημέρας τόσο για να γνωρίζετε το πρόγραμμά σας όσο και το πρόγραμμα του προσωπικού.
6. Σε ένα αυστηρό και πειθαρχημένο περιβάλλον εργασίας, πώς διατηρείτε το ηθικό του προσωπικού;
Θέλετε πραγματικά το προσωπικό σας να θεωρεί τους εαυτούς τους ως επαγγελματίες και όχι μόνο υπαλλήλους.
Με αυτόν τον τρόπο, θα είναι υπερήφανοι για την εργασία τους και θα θέλουν να κάνουν την καλύτερη δυνατή δουλειά.
Φροντίστε το προσωπικό σας να έχει έναν μισθό μέσα στα πλαίσια της αγοράς, ετήσια μπόνους και άλλα οφέλη.
Φροντίστε, επίσης, τη συνεχή τους εκπαίδευση και πληρώστε ειδικούς για να παρακολουθήσουν σεμινάρια που θα βελτιώσουν τις επαγγελματικές γνώσεις και τις δεξιότητές τους, ακολουθώντας παράλληλα και τις τεχνικές εξελίξεις.
Αυτό ενισχύει περαιτέρω την αίσθηση του επαγγελματισμού.
7. Πώς κρατάτε γεμάτο το πρόγραμμά σας χωρίς κενά;
Κάνετε πολλά πράγματα μέσα στην ημέρα.
Αρχικά, προσπαθήστε να ρυθμίσετε το επόμενο ραντεβού με έναν ασθενή πριν φύγει από το ιατρείο σας.
Εάν υπάρχει κάποια ακύρωση, μπορείτε να καλέσετε έναν ασθενή με ραντεβού λίγες ημέρες αργότερα και να δείτε αν θέλει να έρθει την ώρα του ακυρωμένου ραντεβού.
Μπορείτε, επίσης, να στείλετε ηλεκτρονικά μηνύματα (SMS) επιβεβαίωσης συναντήσεων και υπενθυμίσεων ραντεβού στους ασθενείς σας.
Φυσικά, όλα τα παραπάνω τα διαχειρίζεται το προσωπικό σας.
8. Επιζητάτε να ακούτε σχόλια από τους ασθενείς σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας του ιατρείου σας;
Καλό είναι να έχετε ένα αξιόπιστο feedback από τους ασθενείς για να δείτε τα θετικά και τα αδύνατα σημεία της λειτουργίας του ιατρείου σας.
Μπορείτε να έχετε ένα κουτί με φύλλα αξιολόγησης ασθενών ή να προχωρήσετε σε μια έρευνα ικανοποίησης για τις υπηρεσίες σας.
9. Οι επαγγελματίες υγείας πρέπει συχνά να παραπέμπουν τους ασθενείς σε άλλους επαγγελματίες υγείας. Πώς το χειρίζεστε αυτό;
Προφανώς, γνωρίζετε μερικούς πολύ καλούς επαγγελματίες υγείας σε συναφείς τομείς και είστε σίγουροι για τις υπηρεσίες τους.
Πρέπει να αισθάνεστε άνετα για το άτομο το οποίο συστήνετε.
Μπορείτε, επίσης, να καλέσετε το άτομο που συστήνετε για να είστε βέβαιοι ότι έχετε εξηγήσει πλήρως αυτό που πιστεύετε ότι πρέπει να γίνει και ότι ο άλλος επαγγελματίας υγείας έχει πλήρως καταλάβει την περίπτωση.
10. Υπάρχουν γενικοί κανόνες που ακολουθείτε σε σχέση με τους ασθενείς σας;
Σκεφτήκατε ότι πάντα ένα μεγάλο μέρος της σωστής λειτουργίας ενός ιατρείου είναι κοινή λογική;
Πιστεύετε ότι αντιμετωπίζετε τους ασθενείς που έρχονται στο ιατρείο σας με τον τρόπο που θα θέλατε να αντιμετωπίζουν και σας;
Αυτό φαίνεται να λειτουργεί.
