Η πρακτική στο ιατρείο πρέπει να προσαρμόζεται στις νέες συνθήκες και τα δεδομένα και το ίδιο πρέπει να γίνεται και με τον υπεύθυνο διοίκησης που μπορεί να ήταν ιδανικός όταν προσλήφθηκε, τώρα όμως ίσως δεν είναι κατάλληλος για την εν λόγω θέση.
Σε ένα τυπικό μικρό ιατρείο υπεύθυνος/η διοίκησης είναι συνήθως γραμματέας ή βοηθός ιατρού που φροντίζουν για την καλή λειτουργία του ιατρείου και είναι ουσιαστικά το «δεξί» χέρι του ιατρού.
Σε κάθε περίπτωση, οι δεξιότητές του ατόμου θα πρέπει να ανταποκρίνονται πλήρως στις σημερινές ανάγκες της πρακτικής σας, αλλά και στις μελλοντικές ανάγκες του ιατρείου σας.
Αν το περιθώριο κέρδους του ιατρείου σας έχει πάρει την κατιούσα μπορεί να χρειάζεστε ένα άτομο που θα ξέρει να διαχειρίζεται με άνεση τα οικονομικά στοιχεία ή κάποιον που το ανταγωνιστικό του πλεονέκτημα θα είναι το marketing για να δώσει μια ώθηση στα νούμερα.
7 Προειδοποιητικά Σημάδια για λήψη μέτρων
1. Περιορισμένες Δεξιότητες
Ο ιδανικός υπάλληλος θα πρέπει να συνδυάζει αρκετές διαφορετικές δεξιότητες και το πιο σημαντικό είναι να ξέρει πότε να ζητήσει βοήθεια.
2. Μη αφοσιώση στην καριέρα
Ένα Διοικητικό Στέλεχος θα πρέπει να έρχεται πρώτο και να φεύγει τελευταίοι και σε καμία περίπτωση δεν μπορεί να εργάζεται με μειωμένο ωράριο ή λιγότερες ημέρες την εβδομάδα.
3. Αποκοπή επικοινωνίας με προσωπικό και γιατρούς
Ακόμα και στο πιο μικρό ιατρείο, το περιβάλλον είναι συχνά συναισθηματικά φορτισμένο συνεπώς ένα ανώτερο στέλεχος διοίκησης μπορεί να δει τις ηγετικές του ικανότητες να μειώνονται σταδιακά, λόγω των συνθηκών έντονου ανταγωνισμού ανάμεσα στο προσωπικό ή τους ιατρούς.
4. Χάσιμο ενδιαφέροντος
Αν βρίσκεστε σε περίοδο ύφεσης στο ιατρείο σας, ίσως ο manager σας να μην έχει με τι να ασχοληθεί συνεπώς κινητοποιήστε τον με νέα έργα ή θέτοντας κάποιους στόχους απόδοσης που θα πρέπει να πετύχει.
5. Βρίσκεται συχνά σε δύσκολη θέση
Οι αρμοδιότητες ενός manager μπορούν και θα πρέπει να μετρηθούν για να φανεί αν μπορεί να ανταπεξέλθει στις ανάγκες της θέσης.
6. Αποτυχία διανομής αρμοδιοτήτων
Οι ιατροί αντιμετωπίζουν τους manager ως «σούπερ ήρωες» που φέρνουν εις πέρας κάθε έργο μόνοι τους.
Παρόλα αυτά, εξουσία και ευθύνες θα πρέπει να διανέμονται επαρκώς στο ιατρείο, έτσι ώστε κανένα άτομο να μην είναι αναντικατάστατο, αν σταματήσει η συνεργασία μαζί του.
7. Αποτυχία εκπαίδευσης υφιστάμενων
Η εκπαίδευση των υφισταμένων είναι κάτι που πρέπει να κάνει συνεχώς ένας manager αφού η μη μετάδοση γνώσεων στους νεότερους δείχνει αποτυχία στο να γίνουν μέντορές τους.
Λήξη συνεργασίας ή κινητοποίηση
Αν θέλετε να συνεχίσετε την εύρυθμη λειτουργία του ιατρείου σας, δεν πρέπει να διαιωνίζετε τα κακώς κείμενα.
Σίγουρα θα μπορούσατε να δώσετε μια ευκαιρία στον εκάστοτε υπάλληλο, αλλά αν τα πράγματα δεν αλλάζουν, και από τον υπάλληλο αυτό εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό η πορεία του ιατρείου σας, η λύση είναι μια: η λήξη της συνεργασίας μαζί του.
Ίσως o manager που έχετε ορίσει και αυτή τη στιγμή αποδίδει λίγο να μην ήταν έτοιμος για τη θέση αυτή, λόγω ελλιπούς εμπειρίας ή δεν μπορεί να συμβαδίσει με την πολύ γρήγορη ανάπτυξη του ιατρείου σας.
Σε αυτήν την περίπτωση θα μπορούσατε να τον μετακινήσετε σε άλλη θέση με λιγότερες αρμοδιότητες και να προσλάβετε κάποιον πιο έμπειρο στη θέση του, που θα αποφασίσει ίσως και για το αν αξίζει μια δεύτερη ευκαιρία.
Επιπλέον, η μειωμένη απόδοση του υπεύθυνου διοίκησης μπορεί να οφείλεται ίσως στο γεγονός ότι δεν υπάρχει μια σαφής περιγραφή των αρμοδιοτήτων της θέσης ή των στόχων που έχουν τεθεί για το επόμενο έτος.
Η έλλειψη ξεκάθαρης καθοδήγησης μπορεί να οδηγήσει σε ανεπιθύμητα μονοπάτια.
Αύξηση απόδοσης
Η πρακτική στο ιατρείο είναι πλέον πιο σύνθετη και η σύγχρονη τάση, ειδικά στα μεγάλα ιατρεία, είναι να διασφαλίσουν μια αξιόλογη διοικητική ομάδα αφού ο ανταγωνισμός είναι μεγάλος και δεν περιορίζεται όπως παλιά ανάμεσα στους ιατρούς, αλλά έχει επεκταθεί και στους υπεύθυνους διοίκησης του εκάστοτε ιατρικού φορέα.
Για αυτό και θα πρέπει να παρέχεται χρόνος και χρήματα για παρακολούθηση σεμιναρίων και αγορά εκπαιδευτικού υλικού.
Βέβαια έτσι ανεβαίνει το κόστος λειτουργίας του ιατρείου και ίσως σταδιακά οδηγήσει στην ενσωμάτωση μικρών ιατρείων σε μεγαλύτερα, που θα έχουν τα χρήματα να επενδύσουν σε ταλαντούχους υπαλλήλους διοίκησης.
Γιατί ακόμα και αν έχετε σπουδαία ιατρική ομάδα, μεγάλη ιστορία και ένα παρελθόν πλούσιο σε επιτυχίες, με έναν μη αποδοτικό manager στην ομάδα σας στερείστε το στρατηγικό πλεονέκτημα να παραμείνετε στην πρώτη γραμμή.
