Προσλήψεις και διατήρηση προσωπικού στο ιατρείο: 5 στρατηγικές για μια σταθερή ομάδα

42

Τα βασικά σημεία:

• Η σωστή στελέχωση ενός ιατρείου απαιτεί προγραμματισμό και όχι μόνο κάλυψη κενών θέσεων.
• Η ανταγωνιστική αμοιβή, η ευελιξία και η καλή επικοινωνία συμβάλλουν στη διατήρηση των εργαζομένων.
• Η εκπαίδευση, η αναγνώριση και οι ευκαιρίες εξέλιξης ενισχύουν τη σταθερότητα της ομάδας.
• Η αναζήτηση προσωπικού μπορεί να επεκταθεί και σε επαγγελματίες εκτός του κλάδου της Υγείας, ιδιαίτερα για μη κλινικές θέσεις.
• Μια σταθερή και καλά οργανωμένη ομάδα μπορεί να βελτιώσει τη λειτουργία του ιατρείου και την εμπειρία των ασθενών.

Η σωστή λειτουργία ενός ιατρείου δεν εξαρτάται μόνο από τον ιατρό.

Η γραμματεία, το νοσηλευτικό προσωπικό, οι διοικητικοί συνεργάτες και όσοι υποστηρίζουν τις καθημερινές διαδικασίες επηρεάζουν άμεσα την οργάνωση, την επικοινωνία με τους ασθενείς και, τελικά, τη συνολική εμπειρία που προσφέρει το ιατρείο.

Γι’ αυτό, η πρόσληψη και η διατήρηση κατάλληλου προσωπικού αποτελούν μία από τις σημαντικότερες προκλήσεις στη διοίκηση ενός σύγχρονου ιατρείου.

Η εύρεση του κατάλληλου ανθρώπου μπορεί να είναι δύσκολη. Το να παραμείνει μακροπρόθεσμα στην ομάδα είναι συχνά ακόμη δυσκολότερο.

Οι εργαζόμενοι αξιολογούν όχι μόνο την αμοιβή, αλλά και την ευελιξία, το εργασιακό περιβάλλον, τις δυνατότητες εξέλιξης, την ποιότητα της διοίκησης και την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.

Το ζητούμενο, επομένως, δεν είναι απλώς να καλυφθεί μια κενή θέση. Είναι να δημιουργηθεί ένα εργασιακό περιβάλλον στο οποίο ένας καλός συνεργάτης θα θέλει να παραμείνει.

Μην ξεκινάτε την αναζήτηση προσωπικού όταν είναι ήδη αργά

Μία από τις δυσκολότερες καταστάσεις για ένα μικρό ιατρείο είναι η αιφνίδια αποχώρηση ενός βασικού συνεργάτη.

Η πίεση για άμεση αντικατάσταση μπορεί εύκολα να οδηγήσει σε μια βιαστική πρόσληψη.

Η καλύτερη προσέγγιση είναι η στελέχωση να αντιμετωπίζεται ως μέρος του συνολικού σχεδιασμού του ιατρείου και όχι μόνο ως αντίδραση όταν εμφανίζεται ένα κενό.

Αυτό μπορεί να σημαίνει:

• Διατήρηση επαφής με αξιόλογους υποψηφίους από προηγούμενες διαδικασίες επιλογής.
• Αξιοποίηση επαγγελματικών δικτύων.
• Τακτική επικαιροποίηση των περιγραφών θέσεων εργασίας.
• Έγκαιρη πρόβλεψη μελλοντικών αναγκών στελέχωσης.
• Δημιουργία επαγγελματικών επαφών πριν προκύψει επείγουσα ανάγκη πρόσληψης.

1. Ανταγωνιστική αμοιβή και ουσιαστικά κίνητρα

Η αμοιβή παραμένει βασικός παράγοντας στην επιλογή μιας θέσης εργασίας.

Ένα ιατρείο δεν μπορεί να θεωρεί δεδομένο ότι ένας εργαζόμενος θα αποδεχθεί σημαντικά χαμηλότερες αποδοχές μόνο και μόνο επειδή η θέση βρίσκεται στον χώρο της Υγείας.

Ιδίως στις μη κλινικές θέσεις, δεξιότητες όπως η εξυπηρέτηση, η επικοινωνία και η οργάνωση μπορούν να αξιοποιηθούν και σε πολλούς άλλους κλάδους.

Πέρα από την αμοιβή, ανάλογα με τις δυνατότητες του ιατρείου, αξία μπορεί να έχουν:

• Πρόσθετα οικονομικά κίνητρα.
• Κάλυψη εξόδων μετακίνησης.
• Παροχές σίτισης.
• Δυνατότητες εκπαίδευσης.
• Πρόσθετες ημέρες άδειας.
• Μεγαλύτερη ευελιξία στο πρόγραμμα εργασίας.

Δεν χρειάζεται κάθε ιατρείο να προσφέρει μεγάλο αριθμό παροχών. Χρειάζεται, όμως, να γνωρίζει ποιες παροχές έχουν πραγματική αξία για τους ανθρώπους που θέλει να προσελκύσει και να διατηρήσει.

2. Προσφέρετε ευελιξία όπου είναι πραγματικά εφικτό

Η λειτουργία ενός ιατρείου απαιτεί συγκεκριμένες ώρες παρουσίας. Η γραμματεία, η υποδοχή των ασθενών και πολλές κλινικές λειτουργίες δεν μπορούν να πραγματοποιούνται σε οποιαδήποτε ώρα επιθυμεί κάθε εργαζόμενος.

Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν υπάρχει περιθώριο για μεγαλύτερη ευελιξία.

Μπορούν, για παράδειγμα, να εξεταστούν:

• Διαφορετική ώρα έναρξης της εργασίας ορισμένες ημέρες.
• Έγκαιρη γνωστοποίηση του προγράμματος.
• Δυνατότητα προσαρμογής σε συγκεκριμένες οικογενειακές ανάγκες.
• Σταθερό και προβλέψιμο ωράριο.
• Εξ αποστάσεως εργασία για περιορισμένες διοικητικές λειτουργίες, όπου αυτό είναι εφικτό.

Οι εργαζόμενοι συχνά αναζητούν έναν συνδυασμό ευελιξίας και προβλεψιμότητας.

Η συνεχής αλλαγή του προγράμματος μπορεί να δημιουργεί μεγαλύτερη πίεση από ένα λιγότερο ευέλικτο αλλά σταθερό ωράριο.

3. Ενισχύστε την επικοινωνία με την ομάδα

Σε ένα μικρό ιατρείο υπάρχει συχνά η εντύπωση ότι, επειδή όλοι βρίσκονται καθημερινά στον ίδιο χώρο, η επικοινωνία γίνεται αυτόματα.

Δεν ισχύει πάντα.

Οι εργαζόμενοι χρειάζεται να γνωρίζουν:

• Τι αλλάζει στη λειτουργία του ιατρείου.
• Ποιες είναι οι προτεραιότητες.
• Τι αναμένεται από τον ρόλο τους.
• Ποια προβλήματα προσπαθεί να λύσει το ιατρείο.
• Πώς επηρεάζει η δική τους εργασία τη συνολική λειτουργία.

Σύντομες, τακτικές συναντήσεις μπορούν να προλάβουν προβλήματα που διαφορετικά συσσωρεύονται.

Ακόμη σημαντικότερη είναι η άμεση συζήτηση με τους ίδιους τους εργαζομένους.

Ερωτήσεις όπως:

• «Ποιο σημείο της καθημερινής λειτουργίας σάς δυσκολεύει περισσότερο;»
• «Υπάρχει κάποια διαδικασία που θεωρείτε ότι μας καθυστερεί χωρίς λόγο;»
• «Πώς πιστεύετε ότι θα μπορούσε να βελτιωθεί;»

μπορούν να αποκαλύψουν προβλήματα πολύ πριν αυτά οδηγήσουν σε δυσαρέσκεια ή αποχώρηση.

Μειώστε τη μονοτονία και τις περιττές επαναλαμβανόμενες εργασίες

Η καθημερινή επανάληψη των ίδιων διοικητικών εργασιών μπορεί να μειώσει σταδιακά το ενδιαφέρον και την ενεργή συμμετοχή ενός εργαζομένου.

Αξίζει, επομένως, να εξετάζεται περιοδικά όχι μόνο ποιος εκτελεί μια εργασία, αλλά και αν η εργασία χρειάζεται να γίνεται με τον συγκεκριμένο τρόπο.

Ορισμένες διαδικασίες μπορούν:

• Να απλοποιηθούν.
• Να αυτοματοποιηθούν.
• Να καταργηθούν.
• Να ανακατανεμηθούν.

Η αυτοματοποίηση υπενθυμίσεων, ο ηλεκτρονικός προγραμματισμός ραντεβού, οι ψηφιακές φόρμες και άλλες αντίστοιχες λύσεις μπορούν να περιορίσουν τις επαναλαμβανόμενες εργασίες της γραμματείας.

Η εκπαίδευση σε πολλαπλές αρμοδιότητες προσφέρει ευελιξία

Η εκπαίδευση συνεργατών σε περισσότερες από μία διοικητικές λειτουργίες (cross-training) μπορεί να βοηθήσει τόσο στη διατήρηση του ενδιαφέροντος όσο και στην αποτελεσματικότερη λειτουργία του ιατρείου.

Ένας εργαζόμενος μπορεί, για παράδειγμα, να εκπαιδευτεί σε περισσότερα από ένα αντικείμενα, όπως:

• Προγραμματισμός ραντεβού.
• Υποδοχή ασθενών.
• Διαχείριση εγγράφων.
• Βασικές διοικητικές διαδικασίες.
• Επικοινωνία και παρακολούθηση εκκρεμοτήτων.

Αυτό δεν σημαίνει ότι όλοι πρέπει να κάνουν τα πάντα.

Οι κλινικές αρμοδιότητες, η προστασία των προσωπικών δεδομένων και τα επαγγελματικά δικαιώματα απαιτούν σαφή όρια.

Η εκπαίδευση σε πολλαπλές αρμοδιότητες έχει αξία όταν δημιουργεί οργανωμένη δυνατότητα αλληλοκάλυψης, χωρίς να προκαλεί ασάφεια ως προς τους ρόλους και τις ευθύνες.

4. Δώστε προοπτική επαγγελματικής εξέλιξης

Ένα μικρό ιατρείο δεν μπορεί πάντοτε να προσφέρει τις ίδιες δυνατότητες ιεραρχικής εξέλιξης με έναν μεγάλο οργανισμό.

Μπορεί, όμως, να προσφέρει εξέλιξη μέσα στον ίδιο τον ρόλο.

Ένας εργαζόμενος μπορεί σταδιακά να αναλάβει:

• Περισσότερες αρμοδιότητες.
• Εκπαίδευση σε νέα συστήματα.
• Συντονισμό συγκεκριμένων διαδικασιών.
• Συμμετοχή σε νέα έργα και πρωτοβουλίες.
• Υποστήριξη νέων συναδέλφων.
• Μεγαλύτερο ρόλο στην καθημερινή οργάνωση.

Όταν ένας καλός εργαζόμενος αισθάνεται ότι, ακόμη και μετά από χρόνια, η θέση του παραμένει ακριβώς ίδια, μπορεί να αυξηθεί η πιθανότητα να αναζητήσει διαφορετικές επαγγελματικές ευκαιρίες.

5. Μην αναζητάτε υποψηφίους αποκλειστικά στον χώρο της Υγείας

Η προϋπηρεσία σε ιατρείο αποτελεί σημαντικό πλεονέκτημα σε ορισμένες θέσεις.

Δεν είναι, όμως, πάντοτε απαραίτητη.

Για αρκετούς μη κλινικούς ρόλους, ένας κατάλληλος υποψήφιος μπορεί να προέρχεται από:

• Τον ξενοδοχειακό κλάδο.
• Τη διοικητική υποστήριξη.
• Την εξυπηρέτηση πελατών.
• Το λιανικό εμπόριο.
• Άλλους οργανωμένους κλάδους παροχής υπηρεσιών.

Ένας άνθρωπος με ισχυρές δεξιότητες επικοινωνίας, συνέπεια, οργανωτικότητα και ικανότητα διαχείρισης δύσκολων καταστάσεων μπορεί να εκπαιδευτεί στις ιδιαιτερότητες ενός ιατρείου.

Η ιατρική ορολογία και η χρήση ενός πληροφοριακού συστήματος μπορούν να διδαχθούν. Η σωστή επαγγελματική συμπεριφορά συχνά είναι δυσκολότερο να καλλιεργηθεί.

Συμπληρωματικές πρακτικές για αποτελεσματικότερες προσλήψεις και διατήρηση προσωπικού

Αξιοποιήστε τα ψηφιακά κανάλια αναζήτησης προσωπικού

Η αναζήτηση υποψηφίων δεν χρειάζεται να βασίζεται αποκλειστικά σε προσωπικές γνωριμίες.

Ανάλογα με τη θέση, μπορούν να αξιοποιηθούν:

• Πλατφόρμες εύρεσης εργασίας.
• LinkedIn.
• Επαγγελματικές ομάδες.
• Μέσα κοινωνικής δικτύωσης.
• Δίκτυα συνεργατών.
• Εκπαιδευτικά ιδρύματα.

Σημασία έχει και η ίδια η αγγελία.

Ο υποψήφιος πρέπει να μπορεί να καταλάβει με σαφήνεια:

• Ποιο είναι το αντικείμενο της θέσης.
• Ποιο είναι το ωράριο.
• Ποιες είναι οι βασικές αρμοδιότητες.
• Τι προσφέρει το ιατρείο.
• Αν υπάρχουν δυνατότητες εξέλιξης.

Η διαδικασία της πρόσληψης λειτουργεί και αντίστροφα: ο υποψήφιος αξιολογεί το ιατρείο όσο το ιατρείο αξιολογεί τον υποψήφιο.

Η διατήρηση του προσωπικού ξεκινά από την πρώτη ημέρα

Μια οργανωμένη διαδικασία υποδοχής και ένταξης (onboarding) μειώνει την αβεβαιότητα και βοηθά έναν νέο εργαζόμενο να ενταχθεί γρηγορότερα στην ομάδα.

Από την αρχή πρέπει να είναι σαφή:

• Οι αρμοδιότητες.
• Οι καθημερινές διαδικασίες.
• Τα συστήματα που χρησιμοποιούνται.
• Οι κανόνες επικοινωνίας.
• Οι υποχρεώσεις προστασίας προσωπικών δεδομένων.
• Ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε θέμα.
• Ποια είναι τα κριτήρια καλής απόδοσης στον συγκεκριμένο ρόλο.

Η φράση «θα τα μάθεις στην πορεία» μπορεί να ακούγεται απλή, αλλά συχνά δημιουργεί περιττό άγχος και οδηγεί σε λάθη.

Αναγνωρίστε την προσπάθεια των εργαζομένων

Η αναγνώριση δεν χρειάζεται να είναι εντυπωσιακή.

Μπορεί να εκφράζεται με:

• Ένα ευχαριστώ μετά από μια ιδιαίτερα απαιτητική ημέρα.
• Την αναγνώριση ενός θετικού σχολίου από ασθενή.
• Την επισήμανση μιας καλής πρωτοβουλίας.
• Την επιβράβευση της επιπλέον προσπάθειας.

Σε ένα μικρό ιατρείο, η συμπεριφορά του ίδιου του ιατρού ή του υπευθύνου διαχείρισης μπορεί να έχει ιδιαίτερα σημαντική επίδραση στο εργασιακό κλίμα, ακόμη και χωρίς την ύπαρξη ενός επίσημου προγράμματος αναγνώρισης προσωπικού.

Δεν είναι στόχος να μη φύγει ποτέ κανείς

Η διατήρηση προσωπικού δεν σημαίνει ότι κάθε αποχώρηση αποτελεί αποτυχία.

Οι άνθρωποι αλλάζουν επαγγελματικό προσανατολισμό, μετακομίζουν ή αναζητούν διαφορετικές ευκαιρίες.

Αυτό που χρειάζεται να προβληματίζει το ιατρείο είναι οι επαναλαμβανόμενες αποχωρήσεις για λόγους που θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί, όπως:

• Κακή επικοινωνία.
• Συνεχής αστάθεια στο πρόγραμμα.
• Έλλειψη αναγνώρισης της προσπάθειας.
• Δυσανάλογος φόρτος εργασίας.
• Έλλειψη προοπτικής εξέλιξης.
• Συγκρούσεις που δεν αντιμετωπίζονται.

Όταν περισσότεροι από ένας εργαζόμενοι αποχωρούν για τους ίδιους λόγους, είναι σημαντικό να εξετάζεται μήπως το πρόβλημα βρίσκεται στον τρόπο οργάνωσης και διοίκησης του ιατρείου.

Η σταθερή ομάδα βελτιώνει και την εμπειρία του ασθενούς

Η συχνή εναλλαγή προσωπικού δεν αποτελεί μόνο διοικητικό πρόβλημα.

Επηρεάζει και τον ασθενή.

Μια σταθερή και καλά εκπαιδευμένη ομάδα μπορεί να προσφέρει:

• Συνεπέστερη επικοινωνία.
• Καλύτερη διαχείριση ραντεβού.
• Ταχύτερες απαντήσεις.
• Λιγότερα διοικητικά λάθη.
• Καλύτερο συντονισμό.
• Μεγαλύτερη οικειότητα και εμπιστοσύνη.

Η πρόσληψη και η διατήρηση προσωπικού αποτελούν, επομένως, ταυτόχρονα ζήτημα ανθρώπινου δυναμικού, λειτουργικής αποτελεσματικότητας και ποιότητας της εμπειρίας του ασθενούς.

Δημιουργήστε ένα ιατρείο στο οποίο αξίζει να εργάζεται κανείς

Ένα μικρό ή μεσαίο ιατρείο ίσως να μην μπορεί πάντοτε να ανταγωνιστεί έναν μεγάλο οργανισμό ως προς το εύρος των παροχών ή τις δυνατότητες ιεραρχικής εξέλιξης.

Μπορεί, όμως, να προσφέρει πράγματα που έχουν πραγματική αξία: στενότερες επαγγελματικές σχέσεις, άμεση αναγνώριση, μεγαλύτερη συμμετοχή, σαφή επικοινωνία και ουσιαστική σύνδεση με τη φροντίδα του ασθενούς.

Γι’ αυτό, το σημαντικό ερώτημα δεν είναι μόνο:

«Πώς θα βρούμε καλούς συνεργάτες;»

Είναι και:

«Γιατί ένας καλός συνεργάτης να θέλει να παραμείνει στο δικό μας ιατρείο;»

Η απάντηση σε αυτό το ερώτημα αποτελεί ίσως την πιο ουσιαστική στρατηγική διατήρησης προσωπικού.