Από φόβο να μην απογοητεύσουμε, να μην δημιουργήσουμε εντάσεις, να μην χάσουμε έναν καλό συνεργάτη… οδηγούμαστε συχνά στο να πούμε «ναι», ενώ κατά βάθος θα έπρεπε να πούμε «όχι».
Πώς να διαχειριστούμε αυτή την άρνηση με τακτ και διπλωματία;
Η βοηθός σας στο Ιατρείο σας ζητά μια αύξηση μισθού;
Η γραμματέας του Ιατρικού Κέντρου ζητά πολύ συχνά έκτακτες άδειες απουσίας;
Είναι μερικές φορές απαραίτητο να πείτε «όχι» στους συνεργάτες σας.
Το «όχι» φυσικά δεν είναι όμορφη λέξη, καθώς είναι υποσυνείδητα συνυφασμένο με την αδιαφορία ή την αδιαλλαξία και μπορεί να απογοητεύσει τον υπάλληλο σας και να του αφαιρέσει τα κίνητρα για αυξημένη απόδοση στην εργασία.
Την ίδια στιγμή όμως, το «όχι» είναι ένα αναπόσπαστο κομμάτι της επιχειρηματικής πραγματικότητας ενός ιατρείου ή ενός ιατρικού κέντρου και η σωστή του χρήση μπορεί να ανοίξει το δρόμο προς την καλύτερη λειτουργία του.
Ποιά είναι, όμως, αυτή η σωστή του χρήση όταν είμαστε όλοι προγραμματισμένοι να αποκρινόμαστε σε όλα με «ναι» και πώς μπορεί ο Ιατρός (manager) να φιλτράρει τα συναισθήματά του τη στιγμή που πρέπει να προφέρει αυτό το περιβόητο «όχι», απαντώντας σε κάποιον από την ομάδα του Ιατρείου του;
Το μεγάλο στοίχημα της αρνητικής απόκρισης είναι να διατηρηθούν οι καλές σχέσεις μεταξύ του Ιατρού και του συνεργάτη του, όπως επίσης και να διατηρηθεί αμείωτο το ενδιαφέρον για δουλειά.
Στον επαγγελματικό χώρο η κόκκινη γραμμή που χωρίζει την απόλυτη στάση από την ευγένεια είναι λεπτή και η προσοχή που πρέπει να δίνεται είναι αμέριστη, έτσι ώστε να διαφυλάσσονται οι ισορροπίες μεταξύ του επιχειρηματία και της ομάδας του.
Ο σύγχρονος Ιατρός manager καλείται να δεχθεί ή να απορρίψει προτάσεις και αιτήματα που τίθενται από τα άτομα της ομάδας του σε καθημερινή βάση, ενώ οι διαπραγματεύσεις γίνονται πάρα πολύ γρήγορα, χωρίς να δίνεται πάντα βάση στο υπόβαθρο μίας παράκλησης και στις συνέπειες της οποιασδήποτε απάντησης.
Ειδικότερα όταν η απάντηση είναι αρνητική, είναι απαραίτητο να γίνονται κάποιες εσωτερικές διεργασίες από τον φαρμακοποιό, έτσι ώστε να μην αναπτυχθεί δυσάρεστο κλίμα στο ιατρείο.
3 Βήματα για να Ανακοινώσετε την Άρνηση σας
Από τη στιγμή που ο manager πάρει την απόφαση να πει «όχι» σε κάτι, πρέπει να την ανακοινώσει με σιγουριά , αλλά όχι με στάση αδιαλλαξίας.
Είναι καλό επίσης να δίνεται το περιθώριο επανεξέτασης του αιτήματος του υπαλλήλου κάποια στιγμή στο μέλλον, έτσι ώστε να μην αποθαρρύνεται.
Οι πιθανότητες, άλλωστε, λένε ότι μια αυστηρή ή αδιάλλακτη στάση από τον εργοδότη μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα μειωμένη διάθεση εργασίας και παραγωγικότητας στην ομάδα.
Συμπεραίνουμε, τελικά, ότι ανεξάρτητα από την ιεραρχία που έχει μια επιχείρηση στο διαχειριστικό της κομμάτι, είναι απαραίτητο όλα τα μέλη της ομάδας να έχουν διάθεση να συνεργαστούν, και συχνά αν είναι απαραίτητο να συμβιβαστούν.
Αυτό που απαραίτητα πρέπει να έπεται της άρνησης, είναι η προσπάθεια για διατήρηση των καλών και υγιών σχέσεων, όχι μόνο με τον συγκεκριμένο υπάλληλο, αλλά με ολόκληρη την ομάδα του ιατρείου.
Αυτή την όλη διαδικασία, μπορούμε να την περιγράψουμε με τρία απλά βήματα.
1ο βήμα
Δικαιολογήστε το «Όχι» με Επιχειρήματα
Η άρνηση πρέπει να εκφράζεται με τέτοιο τρόπο, έτσι ώστε τα επιχειρήματα να είναι λογικά και αδιάσειστα.
Συχνά τα επιχειρήματα πρέπει να συνοδεύονται και με αριθμούς για να είναι πιο πειστικά.
Χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή ο τρόπος με τον οποίο εκφράζονται αυτά τα επιχειρήματα, καθώς μία αμυντική στάση από την πλευρά του υπευθύνου θα κάνει την ομάδα να νιώσει ανασφαλής, ενώ μία απόλυτη και αδιάλλακτη στάση, δημιουργεί ένα φορτισμένο κλίμα και ο υπάλληλος αισθάνεται «προδομένος» ή «ριγμένος» και χάνει τη διάθεσή του για δουλειά.
Αντίθετα, μια σοβαρή στάση που εκφράζει τα επιχειρήματα της άρνησης με σιγουριά πείθει. Προσοχή, αποφύγετε να μεταθέσετε την υπευθυνότητα της άρνησης σας σε ένα άλλο πρόσωπο.
Για παράδειγμα, αν σας ζητήσουν μια αύξηση μισθού μην πείτε: «Λυπάμαι αλλά ο λογιστής ή ο οικονομικός μας σύμβουλος δεν είναι σύμφωνος με αυτό».
2ο βήμα
Κρατήστε τις Υποσχέσεις σας
Είναι σημαντικό ο ιατρός να παραμένει συνεπής σε αυτά που λέει και υπόσχεται στους υπαλλήλους του.
Όταν δεσμεύεται να κάνει κάτι, είναι καλό να το πραγματοποιεί χωρίς την υπενθύμιση κάποιου συνεργάτη του.
Κατ’ αυτόν τον τρόπο δείχνει την προθυμία του να δημιουργεί ένα ιδανικό εργασιακό περιβάλλον, ενώ ταυτόχρονα εμπνέει σεβασμό.
Σίγουρα, ορισμένοι αναπάντεχοι οικονομικοί παράγοντες μπορεί να τον αναγκάσουν κάποια στιγμή να μην μπορέσει να ανταποκριθεί πλήρως στις υποσχέσεις και στις δεσμεύσεις του.
Και πάλι εδώ η επεξήγηση με αληθοφανή στοιχεία θα σώσει την κατάσταση.
Γι’ αυτό το λόγο, επειδή «οι καλοί λογαριασμοί κάνουν τους καλούς φίλους», η κάθε δέσμευση πρέπει να συνοδεύετε και από μια προϋπόθεση.
«Θα μπορέσω να σου δώσω αυτό με την προϋπόθεση να…»
3ο βήμα
Μην Παραλείπετε Βήματα στην Διαδικασία της Επικοινωνίας
Να εξηγείτε τις απόψεις σας, να μοιράζεστε τα πλάνα που έχετε για το ιατρείο ή το ιατρικό κέντρο και να αφήνετε ανοιχτά τα κανάλια της επικοινωνίας με όλα τα μέλη της ομάδας, έτσι ώστε να μπορούν να εκφράζονται με τη σειρά τους.
Με τον τρόπο αυτό ενισχύεται η δημιουργικότητα και η αποδοτικότητα τους, ακόμα και ύστερα από ένα αίτημά τους που δε βρήκε αντίκρισμα.
Είναι πολύ σημαντικό το κλίμα συζήτησης με το κάθε μέλος της ομάδας να είναι εποικοδομητικό.
Αυτό σημαίνει ότι πριν εκφράσει ο ιατρός τη διαφωνία του στον συνεργάτη του, έχει εξαντλήσει κάθε περιθώριο να πει «ναι».
Η εκτίμηση της κατάστασης γίνεται κάνοντας στον εαυτό του ερωτήσεις όπως:
«Είναι όντως αδύνατο να δεχθώ;» ή «Τι συνέπειες θα έχει η άρνησή μου;».
Ο Ιατρός-manager αφιερώνοντας ουσιαστικό χρόνο στο να σκεφθεί την απόφασή του, έχει τη δυνατότητα να εξετάσει προσεκτικά κάθε παράμετρο της απάντησής του και να αναπτύξει τα επιχειρήματα που τον οδήγησαν σε αυτή.
Η Άρνηση από την Πλευρά του Υπαλλήλου
Τι γίνεται όμως στην περίπτωση που ένας υπάλληλος αρνείται να ακολουθήσει τις υποδείξεις του manager;
Αν πρόκειται, για παράδειγμα, για άρνηση που αφορά την ανάληψη ενός καινούργιου projectή μιας νέας αρμοδιότητας, τα αίτια συνήθως είναι οικονομικά, αλλά μπορεί να είναι και θέμα χρόνου εργασίας.
Αν από την άλλη, η άρνηση αφορά υποδείξεις σε λάθη που γίνονται επανειλημμένα, τότε υπάρχει επικοινωνιακό χάσμα μεταξύ του ιατρού και της ομάδας του.
Όποια και αν είναι η φύση του «όχι», η διαφωνία μπορεί και πρέπει να λυθεί με συζήτηση για να διευκρινιστούν τα ακριβή αίτια και να «λειάνουν οι γωνίες» των δύο πλευρών.
Πώς να πείτε ΟΧΙ σε αίτημα για αύξηση μισθού
Ένα σύνθετο χαρακτηριστικό που διέπει τις εργασιακές σχέσεις είναι οι οικονομικές συναλλαγές.
Με απλά λόγια, τι πρέπει να κάνει ο Ιατρός όταν ένα μέλος της ομάδας του ζητάει αύξηση μισθού και όταν ο ίδιος δε μπορεί να τη διαχειριστεί και να την ικανοποιήσει;
Πώς μπορεί να αιτιολογήσει αυτήν την άρνηση;
Ας δούμε 2 περιπτώσεις:
1.Αν θεωρείτε ότι ο συνεργάτης σας δεν αξίζει την αύξηση μπορείτε να του πείτε:
«Η εργασία που κάνετε θεωρώ ότι είναι αυτή την οποία εξ’ αρχής κάνατε.
Συνεπώς δεν κρίνω ότι πρέπει να αναθεωρήσουμε το μισθό σας.
Εν τούτοις, μπορούμε να δούμε τη δυνατότητα να έχετε ένα prim κάθε εξάμηνο, αν πετύχετε αυτό και το άλλο στην εργασία σας.
Τι λέτε, είστε σύμφωνος να το προσπαθήσετε;»
2. Αν θεωρείτε ότι ο συνεργάτης σας αξίζει την αύξηση αλλά δεν μπορείτε για οικονομικούς λόγους να τη δώσετε, μπορείτε να του πείτε:
«Κατανοώ πλήρως το αίτημα σας, αλλά η σημερινή οικονομική κατάσταση του ιατρείου δεν μου επιτρέπει να ανταποκριθώ.
Μόλις βελτιωθούν λίγο τα πράγματα θα είμαι σε θέση να σας δώσω ένα prim ή να αυξήσω τον μισθό σας.
Για αυτό πρέπει όλοι να κάνουμε μια ακόμη μεγαλύτερη προσπάθεια για να αυξήσουμε τις πωλήσεις μας.
Τι λέτε είστε σύμφωνος να το προσπαθήσουμε;»
Όποια και αν είναι η περίπτωση πρέπει ο Ιατρός manager να καθίσει και να συζητήσει ιδιαιτέρως με το μέλος της ομάδας του, με στοιχεία και αριθμούς, εξηγώντας του την απόφασή του και τους λόγους που τον οδήγησαν εκεί.
Έτσι, θα μπορέσει ο υπάλληλος να καταλάβει το «όχι», παρά τη δυσαρέσκειά του, και να συνεχίσει κανονικά τη δουλειά του χωρίς απογοητεύσεις.
Ομαδικότητα Πάνω Απ’ Όλα
Για να είναι παραγωγική η συνύπαρξη ανθρώπων σε έναν εργασιακό χώρο, και κατά συνέπεια για να είναι ανεκτή μια άρνηση από οποιαδήποτε πλευρά, είναι απαραίτητο να διέπονται οι σχέσεις από ομαδικό πνεύμα.
Ακόμα και η έμφυτη τάση προς την ομαδικότητα χρειάζεται καλλιέργεια που σημαίνει τόσο προσωπική θέληση όσο και εκπαίδευση.
Ο σεβασμός της προσωπικότητας, των θεμιτών ορίων των σχέσεων, των καθηκόντων και των ρόλων των ατόμων, είναι μία τελείως ιδιαίτερη και λεπτή υπόθεση για την ομάδα, η οποία απαιτεί χρόνο και διάθεση για καλλιέργεια.
Όταν πληρούνται αυτές οι προϋποθέσεις η εργασία μπαίνει σε τροχιά εξέλιξης, στην οποία το «όχι» δεν αποτελεί εμπόδιο, αλλά «στάση» για ανασυγκρότηση και επανεκκίνηση.
Συνάγουμε, τελικά, ότι ο τρόπος με τον οποίο εκφράζει την οποιαδήποτε διαφωνία του κάποιος, ακόμα και σε θέματα μικρά και ασήμαντα, έχει μεγάλο αντίκτυπο στην καθημερινότητα της επαγγελματικής ζωής του, καθώς συνυπάρχει σε μια επιχείρηση που πρέπει να χαρακτηρίζεται από συνέπεια και αδιαπραγμάτευτο επίπεδο προσφερόμενων υπηρεσιών.
Μόλις, όμως, γίνει κατανοητή η μέθοδος με την οποία πρέπει να επικοινωνείται το «όχι» στην ομάδα του ιατρείου ανοίγει ένα νέο κεφάλαιο στην απόδοση και τη συνεργασία των εργαζομένων με θεαματικά αποτελέσματα στην ίδια την επιχείρηση.
