Ένα από τα θέματα που έχει να αντιμετωπίσει καθημερινά ο σύγχρονος Ιατρός είναι οι ακυρώσεις των προκαθορισμένων ραντεβού του, οι οποίες μπορεί να έχουν σοβαρές συνέπειες στη διαχείριση του χρόνου, τόσο του δικού του, όσο και των ασθενών του.
Μια πρώτη λύση είναι να επενδύσετε στην καθημερινή επιβεβαίωση των προγραμματισμένων ραντεβού.
Μπορείτε να αναθέσετε στη γραμματέα του ιατρείου σας να επιβεβαιώνει καθημερινά τηλεφωνικώς την προσέλευση των ασθενών.
Για το λόγο αυτό θα πρέπει απαραιτήτως να ζητάει τηλέφωνα επικοινωνίας με τους ασθενείς που καλούν για να κλείσουν ένα ραντεβού στο ιατρείο σας.
Το τηλεφώνημα επιβεβαίωσης καλό θα είναι να γίνεται μια ημέρα πριν το καθορισμένο ραντεβού, ώστε το τηλεφώνημα να έχει και τη λειτουργία υπενθύμισης.
Δεν είναι λίγοι οι άνθρωποι που μέσα στο τρέξιμο της καθημερινότητας και τις πολλές υποχρεώσεις τους, απλώς ξεχνούν το ραντεβού τους. Ιδιαίτερα όταν δεν πρόκειται για σοβαρό πρόβλημα υγείας αλλά για ένα τσεκ απ ή μια επανεξέταση ρουτίνας.
Η γραμματέας σας θα μπορούσε επίσης να ενημερώνει τους ασθενείς σας ότι θα τους καλέσει για επιβεβαίωση και να τους ρωτήσει επίσης με ποιον τρόπο θα προτιμούσαν να τους ενημερώσει.
Η τεχνολογία μπορεί να βοηθήσει πολύ: sms, e-mail ή το κλασικό τηλεφώνημα.
Δεν είναι λίγοι οι άνθρωποι που προτιμούν την «ανωνυμία» του sms, ενώ άλλοι προτιμούν την οικειότητα ενός τηλεφωνήματος.
Σε κάθε περίπτωση με την πράξη της επιβεβαίωσης δείχνετε το ενδιαφέρον για τον ασθενή σας και παράλληλα δίνετε την εικόνα ενός άρτιου ιατρείου που λειτουργεί με πλήρη οργάνωση.
Υπάρχει μια θεωρία που υπαγορεύει ότι η επιβεβαίωση χρειάζεται να γίνεται περισσότερες φορές, στο σχήμα 3 – 3 – 1, δηλαδή τρεις εβδομάδες, τρεις μέρες και μία ημέρα πριν το καθορισμένο ραντεβού.
Μπορεί να σας φαίνεται υπερβολικό, αλλά αυτό θα πρέπει να το δείτε σε σχέση με την «κίνηση» του ιατρείου και το μέσο χρόνο αναμονής ενός συνηθισμένου ασθενή για ένα ραντεβού.
Δεν μιλάμε φυσικά για τα επείγοντα περιστατικά.
Για παράδειγμα, μια γυναίκα μπορεί να κλείνει ραντεβού στον γυναικολόγο για το τακτικό Τεστ Παπ, ακόμη και δύο μήνες πριν.
Σε μια τέτοια περίπτωση είναι πολύ πιθανό, μέσα στις καθημερινές υποχρεώσεις, να το ξεχάσει όταν έρθει η καθορισμένη ημέρα.
Η γραμματέας σας θα πρέπει να είναι προσεκτική σε ορισμένες κατηγορίες ασθενών, όπως για παράδειγμα με εκείνους που έχει ήδη συμβεί να μην παρουσιαστούν σε προκαθορισμένο ραντεβού, με όσους επιλέγουν ένα ραντεβού σε βάθος χρόνου παρόλο που ο Ιατρός είναι διαθέσιμος νωρίτερα, οι γονείς με μικρά παιδιά επειδή πολλά είναι τα απρόβλεπτα που μπορεί να συμβούν σε μια οικογένεια με μικρά παιδιά, καθώς κι εκείνοι που έρχονται από άλλες πόλεις ή ακόμα και χώρες.
Επίσης ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται να δείξει και στους ασθενείς που κλείνουν ραντεβού μέσω του ΠΕΔΥ ή μέσα από διάφορες πλατφόρμες στο διαδίκτυο.
Η ευκολία του μέσου (κλείνεις ραντεβού στον Ιατρό με δυο τρία κλικ σε μια ιστοσελίδα) μπορεί να οδηγήσει ευκολότερα ορισμένους ανθρώπους στην «αμέλεια».
Αν και εφόσον συμβεί να μην εμφανιστεί κάποιος στο ραντεβού του ή να ακυρώσει την τελευταία στιγμή μια προγραμματισμένη επίσκεψη, για να μην χάνετε κι εσείς τον πολύτιμο χρόνο, καλό θα είναι η γραμματέας σας να διατηρεί μια «Λίστα Προτεραιότητας» με ασθενείς που δεν κατάφεραν να κλείσουν ραντεβού την ημέρα που ήθελαν.
Και στην περίπτωση αυτή μπορεί να έχει ενημερώσει ότι «σε περίπτωση που έχουμε κάποιο κόλλημα ή κάποια ακύρωση, θα σας καλέσουμε ώστε να σας εξυπηρετήσουμε το ταχύτερο δυνατό».
Όταν κάποιος δεν εμφανίζεται στο προγραμματισμένο ραντεβού του, καλό θα είναι η γραμματέας σας να επικοινωνεί μαζί του.
Χρειάζονται ιδιαίτερες επικοινωνιακές δεξιότητες ώστε να μην νιώσει ο ασθενής ότι τον επιπλήττει αλλά να αισθανθεί ότι το τηλεφώνημα γίνεται από απλό ενδιαφέρον για τον ίδιο.
Άνθρωποι είμαστε και κάτι μπορεί αν συμβεί σε όλους.
Με το τηλεφώνημά της δείχνετε, για άλλη μια φορά, το ενδιαφέρον και την οργάνωση του ιατρείου σας.
Είναι διαφορετική η αίσθηση της σκέψης «αν δεν πάω δεν έγινε και τίποτε γεμάτο κόσμο θα είναι το ιατρείο» και διαφορετική η «αν δεν πάω θα με πάρουν τηλέφωνο και δεν θα έχω τι να τους πω».
Αν δεν καταφέρει η γραμματέας σας να επικοινωνήσει το συντομότερο με τον ασθενή, αφήστε ένα περιθώριο 4-5 ημερών, αλλά όχι περισσότερο.
