Σήμερα, περισσότερο από ποτέ είναι επιβεβλημένο να οργανώσετε τη λειτουργία στο ιατρείο σας, μιας και οι απαιτήσεις αυξάνονται ολοένα και περισσότερο.
Ας δούμε παρακάτω 6 απαραίτητες ενέργειες οργάνωσης εργασίας.
1. Καταγραφή της ημερήσιας ρουτίνας σας
Το πρώτο βήμα της οργάνωσης, είναι η καταγραφή της ημερήσιας ρουτίνας σας. Δηλαδή, τι ακριβώς κάνετε καθημερινά από το πρωί που ανοίγετε το ιατρείο σας, μέχρι το τέλος της ημέρας.Προσπαθήστε να μη ξεχάσετε τίποτα και μη θεωρήσετε ότι κάτι είναι αυτονόητο και δεν πρέπει να καταγραφεί ή να ειπωθεί.
Θα διαπιστώσετε, πως η συγκέντρωση όλων των αρμοδιοτήτων και εργασιών σε ένα πρόσωπο μπορεί να λειτουργήσει ανασταλτικά στην ομαλή ροή του προγράμματός σας.
2. Ανάθεση συγκεκριμένου έργου σε συνεργάτη
Εφόσον καταγραφεί η ημερήσια ρουτίνα, η ανάθεση συγκεκριμένου έργου σε συνεργάτη προϋποθέτει την επιλογή του κατάλληλου ανθρώπου.
Ο κατάλληλος άνθρωπος είναι αυτός που διαθέτει συγχρόνως τις δυνατότητες και την παρακίνηση.
3. Περιγραφή θέσης
Το επόμενο βήμα είναι ο ορισμός και η πλήρης καταγραφή των έργων και των υποχρεώσεων που αναλαμβάνει ο κάθε εργαζόμενος, το λεγόμενο “Job Description” (περιγραφή θέσης).
Δηλαδή, τις δραστηριότητες που πρέπει να αναπτύξει ο κάτοχος της θέσης (π.χ. η γραμματέας), τις ευθύνες του και τα αποτελέσματα που αναμένονται από αυτόν.
Με την ολοκλήρωση της ανάθεσης αρμοδιοτήτων σε όλη την ομάδα, παραδίδουμε εγγράφως την περιγραφή θέσης στον καθένα ξεχωριστά.
Είναι πολύ σημαντικό να εξηγήσουμε στους συνεργάτες μας, πως η ανάθεση αρμοδιοτήτων αποτελεί τρόπο καταξίωσής τους, μιας και επιδεικνύουμε εμπιστοσύνη, αναγνωρίζοντας το πόσο σημαντικοί είναι.
4. Εκπαίδευση θέσης εργασίας
Με την παράδοση του Job Description ξεκινά η Εκπαίδευση Θέσης Εργασίας.
Αυτό που χρειάζεστε είναι ένα άρτια καταρτισμένο προσωπικό.
Δεν πρέπει, λοιπόν, να αφήσετε τίποτα στην τύχη.
Δεν αρκεί να εξηγήσετε, πρέπει να δείξετε!
Στο τέλος της εκπαίδευσης πρέπει να βεβαιωθείτε ότι:
– Το άτομο ξέρει τι περιμένουμε από τη δουλειά του και πότε.
– Το άτομο ξέρει πως να κάνει τη δουλειά του.
– Το άτομο ξέρει γιατί πρέπει να κάνει αυτό που κάνει και πως ταιριάζει με τη φιλοσοφία του ιατρείου.
5. Παρακολούθηση και εξέλιξη των διαδικασιών
Οφείλετε να υιοθετήσετε στο ιατρείο σας μια κουλτούρα παρακολούθησης των διαδικασιών.
Θα πρέπει να δώσετε σε όλο το προσωπικό να καταλάβει, πως στόχος της παρακολούθησης είναι η συγκέντρωση στοιχείων που θα χρησιμοποιηθούν για τη βελτιστοποίηση των εργασιών και της καθημερινότητάς σας.
Η λειτουργία των διαδικασιών πρέπει να παρακολουθείται κατά το χρόνο της εκτέλεσής τους.
Τη στιγμή που εντοπίζεται το πρόβλημα, να λύνεται!
Τέλος, επιβραβεύστε τον υπάλληλο που ακολουθεί σωστά τις διαδικασίες.
6. Απολογισμός της ημέρας
Καταγράψτε τις εκκρεμότητές σας και ιεραρχήστε τις σύμφωνα με τη σημαντικότητά τους.
Την επόμενη ημέρα ασχοληθείτε πρώτα με αυτές που είναι ιδιαίτερα σημαντικές.
Αν κάποια από αυτές είναι δυσάρεστη ή δύσκολη, ξεκινήστε από αυτήν.
Ένα ημερολόγιο εκκρεμοτήτων ή ένας πίνακας σημειώσεων είναι πολύ χρήσιμα.
Επίσης, η δημιουργία ενός Viber Group θα σας διευκολύνει μιας και η πληροφορία μεταδίδεται άμεσα σε όλη την ομάδα.
Για να υπάρξει σωστή λειτουργία και οργάνωση, καθώς επίσης και ανάθεση αρμοδιοτήτων, θα πρέπει να υπάρχει εμπιστοσύνη.
Για να χτίσουμε την εμπιστοσύνη στην ομάδα μας, απαιτούνται δύο πράγματα:
1. Τακτικές Συναντήσεις Ομάδας (Meetings εργασίας)
Ιδανικά, μια φορά το μήνα θα πρέπει να εφαρμόζουμε μια συνάντηση εργασίας.
Η διάρκεια εξαρτάται, αλλά 60-90 λεπτά είναι ένα καλό χρονικό όριο.
Βάλτε την τεχνολογία στη ζωής σας.
Οργανώστε Skype meeting.
Με αυτόν τον τρόπο, δικαιολογίες για έλλειψη χρόνου καταρρίπτονται, μιας και από το σπίτι του ο καθένας μπορεί να συμμετάσχει.
Φροντίστε να μην ξεπερνάτε τον χρόνο της συνάντησης, μιας και θα είναι παράγοντας δυσανασχέτησης για τις επόμενες συναντήσεις.
2. Ειλικρίνεια
Η οργάνωση εργασίας και οι συναντήσεις, έχουν σα στόχο την αύξηση της αποτελεσματικότητάς μας και την ενδυνάμωση των σχέσεων μεταξύ των μελών της ομάδας.
Όπως και στον αθλητισμό, έτσι και στο ιατρείο, για να γίνει μια ομάδα εξαιρετική, θα πρέπει να υπάρχει αμοιβαία εμπιστοσύνη σε τέτοιο βαθμό που το κάθε μέλος θα θυσίαζε το ΕΓΩ του για το ΕΜΕΙΣ.
Για να συμβεί αυτό πρέπει να ενεργήσετε με ανοιχτό μυαλό, με ανοιχτή καρδιά και με σωστή νοοτροπία!
