Ο Αύγουστος αποτελεί έναν από τους πιο απαιτητικούς μήνες για την οργάνωση ενός ιδιωτικού ιατρείου. Η μείωση του προσωπικού, οι άδειες συνεργατών και οι αλλαγές στη λειτουργία εργαστηρίων ή άλλων δομών μπορούν να δημιουργήσουν καθυστερήσεις, κενά στην επικοινωνία και αυξημένη πίεση στους εργαζομένους που παραμένουν.
Η λύση δεν είναι να λειτουργεί το ιατρείο με το συνηθισμένο πρόγραμμα και λιγότερους ανθρώπους. Χρειάζεται προσωρινή προσαρμογή του φόρτου στις πραγματικές δυνατότητες της ομάδας.
Ο σχεδιασμός αρχίζει πριν από τις άδειες
Το πρόγραμμα του Αυγούστου πρέπει να καταρτίζεται αρκετές εβδομάδες νωρίτερα. Καταγράφονται οι ημερομηνίες απουσίας κάθε συνεργάτη, οι ημέρες κατά τις οποίες το ιατρείο θα είναι κλειστό και οι ελάχιστες ανάγκες στελέχωσης.
Ιδιαίτερη σημασία έχει η κάλυψη λειτουργιών που δεν είναι πάντα ορατές στον ασθενή: τηλεφωνική επικοινωνία, διαχείριση ηλεκτρονικών μηνυμάτων, συνταγογράφηση, παραλαβή αποτελεσμάτων και συνεννόηση με εργαστήρια.
Κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να γνωρίζει ποιες αρμοδιότητες αναλαμβάνει προσωρινά, αλλά και ποιες αποφάσεις δεν εμπίπτουν στον ρόλο του. Η γραπτή κατανομή περιορίζει την ασάφεια και αποτρέπει την εξάρτηση από προφορικές οδηγίες.
Ρεαλιστική διαχείριση ραντεβού
Η διατήρηση του ίδιου αριθμού ραντεβού με μειωμένο προσωπικό αυξάνει τις καθυστερήσεις και την πιθανότητα λαθών. Το πρόγραμμα πρέπει να περιλαμβάνει λιγότερα προγραμματισμένα περιστατικά και επαρκή κενά για επείγουσες ανάγκες.
Πριν κλειστεί ένα ραντεβού, μπορεί να γίνεται σύντομη διαλογή από κατάλληλα εκπαιδευμένο προσωπικό, βάσει προσυμφωνημένου πρωτοκόλλου. Ο στόχος δεν είναι η διάγνωση από το τηλέφωνο, αλλά η αναγνώριση περιστατικών που δεν μπορούν να περιμένουν.
Χρήσιμη είναι επίσης η επιβεβαίωση των ραντεβού μία ημέρα νωρίτερα, ώστε οι ακυρώσεις να καλύπτονται εγκαίρως.
Ενημέρωση των ασθενών
Οι ασθενείς χρειάζεται να γνωρίζουν τις αλλαγές πριν φτάσουν στην κλειστή πόρτα ή περιμένουν απάντηση που δεν πρόκειται να δοθεί άμεσα. Το θερινό ωράριο πρέπει να αναρτάται στην είσοδο, στην ιστοσελίδα και στις ψηφιακές πλατφόρμες του ιατρείου.
Το τηλεφωνικό μήνυμα και η αυτόματη απάντηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να αναφέρουν:
* το προσωρινό ωράριο,
* τον χρόνο αναμονής για μη επείγοντα αιτήματα,
* τον τρόπο επικοινωνίας σε επείγουσα κατάσταση,
* τις ημερομηνίες επαναφοράς της κανονικής λειτουργίας.
Προτεραιότητα στη συνέχεια της φροντίδας
Πριν από την άδεια του γιατρού πρέπει να εντοπίζονται οι ασθενείς που χρειάζονται αποτελέσματα, επανέλεγχο, ανανέωση θεραπείας ή στενή παρακολούθηση. Η ενημέρωση του συναδέλφου που καλύπτει το ιατρείο πρέπει να είναι σύντομη αλλά επαρκής, με σαφή καταγραφή των εκκρεμοτήτων.
Χρειάζεται επίσης έλεγχος της διαθεσιμότητας βασικών αναλωσίμων και φαρμακευτικού υλικού, καθώς οι χρόνοι παράδοσης μπορεί να μεταβάλλονται.
Η επιτυχία της θερινής λειτουργίας δεν μετριέται από το αν εξυπηρετήθηκε ο συνηθισμένος αριθμός περιστατικών. Μετριέται από το αν το ιατρείο λειτούργησε χωρίς επικίνδυνα κενά, εξαντλητικές βάρδιες και αιτήματα που χάθηκαν.
Ο μειωμένος ρυθμός τον Αύγουστο δεν αποτελεί οργανωτική αποτυχία. Είναι συνειδητή προσαρμογή που προστατεύει την ποιότητα της φροντίδας και τη λειτουργικότητα της ομάδας.
