Η τελευταία ημέρα πριν από τις διακοπές δεν είναι η κατάλληλη στιγμή για να οργανωθούν όλες οι εκκρεμότητες. Η προετοιμασία πρέπει να ξεκινά εγκαίρως και να περιλαμβάνει τόσο την κλινική φροντίδα όσο και τις διοικητικές, τεχνικές και οικονομικές λειτουργίες του ιατρείου.
Μια σαφής λίστα ελέγχου μειώνει την πιθανότητα να ξεχαστεί ένα αποτέλεσμα, μια προγραμματισμένη επανεξέταση ή μια πληρωμή. Παράλληλα, διευκολύνει την ομάδα και τον συνάδελφο που ενδεχομένως αναλαμβάνει την κάλυψη.
Έλεγχος κλινικών εκκρεμοτήτων
Το πρώτο βήμα είναι η ανασκόπηση των ανοιχτών περιστατικών. Ο γιατρός πρέπει να ελέγξει ποιοι ασθενείς αναμένουν εργαστηριακά ή απεικονιστικά αποτελέσματα και ποια ευρήματα χρειάζονται επανεκτίμηση πριν από την αναχώρηση.
Ιδιαίτερη προσοχή απαιτούν:
* ασθενείς που βρίσκονται σε διαγνωστική διερεύνηση,
* αποτελέσματα με πιθανή κλινική σημασία,
* θεραπείες που χρειάζονται προσαρμογή,
* ασθενείς που πρέπει να επανεξεταστούν σε συγκεκριμένο διάστημα,
* χρόνιοι ασθενείς που ενδέχεται να χρειαστούν συνταγογράφηση.
Δεν είναι απαραίτητο να ολοκληρωθούν όλα πριν από την άδεια. Είναι, όμως, απαραίτητο να έχει καθοριστεί ποιος θα τα αναλάβει και με ποιον τρόπο θα ενημερωθεί ο ασθενής.
Παράδοση στον γιατρό κάλυψης
Η παράδοση πρέπει να γίνεται με οργανωμένο και ασφαλή τρόπο, όχι με διάσπαρτα μηνύματα. Για κάθε ενεργό περιστατικό καταγράφονται συνοπτικά η κλινική κατάσταση, οι εκκρεμείς εξετάσεις και οι ενέργειες που ενδέχεται να απαιτηθούν.
Ο συνάδελφος πρέπει να γνωρίζει ποια ζητήματα μπορεί να διαχειριστεί αυτόνομα και σε ποιες εξαιρετικές περιστάσεις θα χρειαστεί επικοινωνία με τον γιατρό που απουσιάζει. Η έννοια του επείγοντος πρέπει να έχει συμφωνηθεί εκ των προτέρων.
Ενημέρωση των ασθενών
Το ωράριο διακοπών αναρτάται εγκαίρως στην είσοδο, στην ιστοσελίδα και στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης του ιατρείου. Ενημερώνονται επίσης το ηχογραφημένο τηλεφωνικό μήνυμα και η αυτόματη απάντηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Η ενημέρωση πρέπει να περιλαμβάνει:
* τις ακριβείς ημερομηνίες απουσίας,
* την ημερομηνία επαναλειτουργίας,
* τα στοιχεία του γιατρού ή της δομής κάλυψης,
* οδηγίες για επείγοντα περιστατικά,
* τον αναμενόμενο χρόνο απάντησης μετά την επιστροφή.
Τεχνικός και διοικητικός έλεγχος
Πριν κλείσει το ιατρείο χρειάζεται έλεγχος ότι έχουν δημιουργηθεί ασφαλή αντίγραφα των ηλεκτρονικών αρχείων και ότι οι εξουσιοδοτημένοι συνεργάτες διαθέτουν την πρόσβαση που πραγματικά χρειάζονται.
Ελέγχονται επίσης τα ψυγεία φαρμάκων ή δειγμάτων, ο κλιματισμός, οι συσκευές, οι συναγερμοί και οι ημερομηνίες λήξης ευαίσθητων υλικών. Οι παραγγελίες που δεν θα παραληφθούν πρέπει να ανασταλούν ή να μετατεθούν.
Στο οικονομικό σκέλος, τακτοποιούνται μισθοδοσία, προμηθευτές, πάγιες υποχρεώσεις και εκκρεμείς αποδείξεις ή τιμολόγια. Ορίζεται ποιος θα ελέγξει την αλληλογραφία και τυχόν επείγουσες διοικητικές ειδοποιήσεις.
Σχεδιασμός της επιστροφής
Η πρώτη ημέρα μετά τις διακοπές δεν πρέπει να είναι πλήρως φορτωμένη με ραντεβού. Χρειάζεται χρόνος για την ανασκόπηση αποτελεσμάτων, μηνυμάτων και περιστατικών που προέκυψαν κατά την απουσία.
Η σωστή προετοιμασία δεν μηδενίζει τα απρόοπτα, αλλά τα καθιστά διαχειρίσιμα. Όταν οι ευθύνες έχουν μεταβιβαστεί με σαφήνεια και οι ασθενείς γνωρίζουν πού να απευθυνθούν, ο γιατρός μπορεί να αποσυνδεθεί χωρίς να θέτει σε κίνδυνο τη συνέχεια της φροντίδας.
